Wyzwanie
Syndyk masy upadłościowej pioniera polskiej branży odnawialnych źródeł energii otrzymał zlecenie sporządzenia spisu inwentarza majątku upadłej spółki. Zadanie: pełna inwentaryzacja środków trwałych w biurze na trzech poziomach, oznakowanie pod sprzedaż aktywów, przygotowanie dokumentacji dla sądu.
Sytuacja odbiegała od standardowej likwidacyjnej inwentaryzacji dwoma warunkami brzegowymi. Deadline nie wynikał z ustawy o rachunkowości ani z harmonogramu sądu, wyznaczył go zarządca budynku, który podpisał już umowy najmu z nowymi lokatorami. Data wydania biura była nienaruszalna, opóźnienie generowałoby kary umowne obciążające masę upadłościową. Prace w terenie rozpoczęliśmy 7 dni od pierwszego telefonu.
Obok środków trwałych firmy w biurze znajdowały się osobiste rzeczy byłych pracowników. Segregacja jednego od drugiego stała się operacyjnym priorytetem, bo zapakowanie rzeczy prywatnych do kartonów oznaczonych jako aktywa firmy oznaczałoby nieumyślne włączenie majątku pracowników do masy upadłościowej i realne ryzyko roszczeń pracowniczych oraz korekty protokołu inwentaryzacyjnego. Podstawą prawną zlecenia był obowiązek syndyka wynikający z art. 69 Prawa upadłościowego, zgodnie z którym po ogłoszeniu upadłości syndyk niezwłocznie przystępuje do spisu inwentarza i oszacowania masy upadłości.
Co zrobiliśmy
Pracę rozpoczęliśmy od wizji lokalnej w biurze wspólnie z syndykiem - jednodniowy rekonesans pozwalający oszacować liczbę pozycji, zaplanować kolejność inwentaryzacji poszczególnych pięter i zidentyfikować pomieszczenia wymagające specjalnego traktowania (serwerownia z aktywnym sprzętem sieciowym, archiwum papierowe, kuchnia z AGD).
Zakres prac obejmował:
- Spis fizyczny ~2 000 pozycji środków trwałych w arkuszu z numeracją inwentarzową, kategorią, opisem (marka, model, numer seryjny), stanem technicznym i lokalizacją pierwotną.
- Oznakowanie każdej pozycji etykietą z kodem kreskowym 1D naklejaną na środek trwały - dla przyspieszenia spisu w terenie i późniejszej identyfikacji pozycji przy sprzedaży aktywów przez syndyka.
- Fotodokumentację każdego pomieszczenia w dwóch stanach: "przed" (stan zastany) i "po" (kartony gotowe do wysyłki na aukcję). Materiał dowodowy na wypadek roszczeń dotyczących stanu majątku i pomoc operacyjna dla kupujących w kolejnych fazach likwidacji.
- Segregację rzeczy prywatnych pracowników od majątku firmy przez etykietowanie kartonów kategorią zawartości jeszcze w trakcie pakowania: artykuły biurowe, artykuły komputerowe, dokumenty, rzeczy prywatne pracowników.
- Protokół poinwentaryzacyjny jako dokument formalny podsumowujący liczbę pozycji, kategorii, orientacyjnych stanów technicznych i lokalizacji - podstawa do wniosku syndyka o zgodę sądu na sprzedaż aktywów.
4-osobowy zespół pracował z podziałem na wyspecjalizowane role: osoba dedykowana elektronice (sprzęt komputerowy i serwerowy), osoba dedykowana meblom (biurka, fotele, szafy konferencyjne), osoba dedykowana pozostałym komponentom (AGD, drukarki, wyposażenie sal), osoba dedykowana pakowaniu i dokumentacji fotograficznej. Praca odbywała się po 10 godzin dziennie przez 4 dni. Podział specjalizacyjny zamiast rotacji ról pozwalał każdemu członkowi zespołu wypracować rutynę identyfikacji swojej kategorii, tempo i dokładność opisu. Inwentaryzacji podlegały sale konferencyjne, prywatne gabinety, serwerownia, schowki i pomieszczenia gospodarcze oraz pomieszczenia socjalne z kuchnią.
Efekt
W ciągu 5 dni od wjazdu w teren przekazaliśmy syndykowi trzyelementowy pakiet dokumentacyjny: spis pozycji ponumerowanych obejmujący ~2 000 środków trwałych, dokumentację fotograficzną wszystkich inwentaryzowanych pomieszczeń w stanach przed i po oraz protokół poinwentaryzacyjny stanowiący podstawę do złożenia przez syndyka wniosku do sądu prowadzącego postępowanie o zgodę na sprzedaż aktywów masy upadłościowej.
Równolegle biuro zostało w pełni opróżnione. Środki trwałe spakowane do kartonów oznaczonych kategorią zawartości gotowych do wysyłki na aukcję, rzeczy prywatne pracowników wyodrębnione do osobnej strefy z możliwością odbioru na podstawie protokołu przekazania. Rzetelny spis, przy twardym terminie zarządcy budynku i konieczności segregacji od rzeczy prywatnych, stał się fundamentem dalszych etapów postępowania upadłościowego.
