Kiedy działać

Kiedy warto przeprowadzić inwentaryzację magazynu?

Każda z tych sytuacji to sygnał, że czas na inwentaryzację.

Zamknięcie roku obrotowego

Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek inwentaryzacji zapasów. Corocznie lub, dla strzeżonych składowisk objętych ewidencją ilościowo-wartościową, raz na 2 lata.

Przygotowanie do audytu

Audytorzy weryfikują zgodność stanu ewidencyjnego z rzeczywistym stanem magazynu. Profesjonalny spis z natury eliminuje ryzyko zastrzeżeń przed badaniem sprawozdania.

Rozbieżności stanów w systemie

Gdy stan w systemie WMS lub ERP przestaje odzwierciedlać rzeczywistość, czas przywrócić wiarygodność ewidencji.

Zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej

Każda zmiana kierownika magazynu wymaga formalnego rozliczenia stanów z osobą materialnie odpowiedzialną za powierzone mienie.

Zmiana lub wdrożenie systemu ERP/WMS

Migracja danych to moment, w którym rozbieżności inwentaryzacyjne mogą się skumulować. Spis z natury przed wdrożeniem daje wiarygodny punkt startowy.

Sprzedaż firmy lub zmiana właściciela

Rzetelna inwentaryzacja stanów magazynowych to podstawa wyceny zapasów przy sprzedaży, fuzji lub przejęciu.

Niedobory i straty magazynowe

Narastające niedobory mogą wynikać z błędów przyjęć, przesunięć między lokalizacjami, ubytków naturalnych lub zaniedbań osób odpowiedzialnych. Profesjonalna inwentaryzacja ustala rzeczywisty stan i dostarcza podstawę do rozliczenia.

Czym jest inwentaryzacja magazynu?

Inwentaryzacja magazynu to fizyczne przeliczenie towarów, materiałów i wyrobów gotowych znajdujących się w magazynie oraz porównanie wyniku ze stanem w systemie WMS lub ERP. Przeprowadza się ją metodą spisu z natury: dokładnie liczy się i identyfikuje każdą pozycję, najczęściej z użyciem czytników kodów kreskowych. Efektem porównania są nadwyżki, niedobory i rozbieżności inwentaryzacyjne, które trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku, którego dotyczyła inwentaryzacja. Ustawa o rachunkowości nakazuje przeprowadzać ją co najmniej raz w roku, a dla strzeżonych składowisk objętych ewidencją ilościowo-wartościową raz na 2 lata.

Własny zespół czy firma zewnętrzna

Inwentaryzację magazynu można przeprowadzić samodzielnie. Warto wiedzieć, z czym się to wiąże.

Kluczowa różnica: obiektywizm i skala doświadczenia.

Inwentaryzacja własnym zespołem

Wymogi ustawowe

  • ✕

    Własny kierownik magazynu nie może wchodzić w skład komisji inwentaryzacyjnej. Bez jego wiedzy o terenie i asortymencie spis trwa znacznie dłużej.

Koszt i zaangażowanie zespołu

  • ✕

    Spis angażuje cały zespół operacyjny, magazyn często musi zostać zatrzymany lub spowolniony.

Jakość wyniku

  • ✕

    Przy tysiącach pozycji SKU ryzyko błędów liczenia i błędnego przyporządkowania towaru rośnie znacząco.

  • ✕

    Wynik spisu trudny do sparowania z ewidencją magazynową.

  • ✕

    Brak obiektywizmu przy rozliczaniu niedoborów.

Inwentaryzacja z Inwentaryzujemy.pl

Wymogi ustawowe

  • ✓

    Komisja inwentaryzacyjna niezależna od osób materialnie odpowiedzialnych. Pracownicy magazynu wspierają spis jako przewodnicy po terenie i asortymencie, nie jako członkowie komisji.

Koszt i zaangażowanie zespołu

  • ✓

    Harmonogram dopasowany do okna czasowego. Wieczorami, w weekendy lub etapami, bez zatrzymania operacji.

Jakość wyniku

  • ✓

    Doświadczenie przy tysiącach pozycji SKU z użyciem czytników kodów kreskowych i kolektorów danych dopasowanych do specyfiki magazynu.

  • ✓

    Wynik inwentaryzacji sparowany z ewidencją magazynową, gotowy do przekazania audytorowi.

  • ✓

    Obiektywna analiza niedoborów i nadwyżek z identyfikacją przyczyny.

Gdzie działamy

Jakie magazyny i obiekty obsługujemy?

Każdy magazyn rządzi się innymi prawami. Dopasowujemy metodologię spisu do specyfiki Twojego obiektu.

Magazyny wysokiego składowania

Magazyny wysokiego składowania

Praca w układzie lokalizacyjnym, spis strefami lub rzędami regałów z uwzględnieniem specyfiki składowania paletowego.

Hale produkcyjne i fabryki

Hale produkcyjne i fabryki

Inwentaryzacja surowców, półproduktów i wyrobów gotowych z uwzględnieniem produkcji w toku i materiałów w różnych fazach procesu.

Magazyny przy sklepach i sieciach detalicznych

Magazyny przy sklepach i sieciach detalicznych

Spis towaru handlowego w zapleczach sklepowych. Wiele lokalizacji jednocześnie, bez zakłócania sprzedaży.

Zaplecza serwisowe i części zamienne

Zaplecza serwisowe i części zamienne

Inwentaryzacja części zamiennych, narzędzi i materiałów eksploatacyjnych. Często tysiące drobnych pozycji wymagających dokładnej identyfikacji.

Magazyny logistyczne i centra dystrybucji

Magazyny logistyczne i centra dystrybucji

Duża skala, wysoka rotacja towaru, praca w oknie czasowym. Organizujemy spis tak, żeby nie kolidował z bieżącą dystrybucją.

Magazyny branży spożywczej i przemysłowej

Magazyny branży spożywczej i przemysłowej

Spis towarów z datami ważności, partiami produkcyjnymi lub specjalnymi wymaganiami składowania. Dopasowujemy metodologię do charakterystyki asortymentu.

Proces

Jak przebiega inwentaryzacja magazynowa krok po kroku?

Przejrzysty proces. Od pierwszego kontaktu po gotowy raport.

Konsultantka z zestawem słuchawkowym odpowiada na zapytanie przy laptopie
01

Krok 1

Zapytanie i pierwsza odpowiedź

Po przesłaniu zapytania wracamy z pytaniami doprecyzowującymi zakres w ciągu 24 godzin, aby wycena była dokładna i dopasowana do projektu.

Pracownik z tabletem i skanerem ogląda regały magazynowe podczas wizji lokalnej
02

Krok 2  ·  opcjonalny

Wizja lokalna

Przy bardziej złożonych projektach organizujemy wizytę na miejscu, pozwala to przygotować wycenę precyzyjnie dopasowaną do specyfiki projektu.

Planowanie zakresu i harmonogramu inwentaryzacji przy komputerze w biurze
03

Krok 3

Analiza i harmonogram

Ustalamy zakres, lokalizacje, liczbę pozycji SKU i okno czasowe dopasowane do rytmu pracy magazynu. Spis nie zatrzymuje operacji.

Podpisywanie dokumentacji inwentaryzacyjnej na podkładce
04

Krok 4

Przygotowanie dokumentacji

Protokół powołania komisji inwentaryzacyjnej, zarządzenie, instrukcje i arkusze spisowe.

Spis z natury: skanowanie kodu kreskowego towaru w magazynie czytnikiem
05

Krok 5

Spis z natury

Komisja inwentaryzacyjna przeprowadza fizyczne zliczenie i identyfikację każdej pozycji magazynowej z użyciem czytników kodów kreskowych/kolektorów danych. Spis przebiega strefami, zgodnie z układem lokalizacyjnym magazynu.

Arkusz z wynikami spisu zestawianymi z ewidencją magazynową na ekranie laptopa
06

Krok 6

Sparowanie z ewidencją magazynową

Wyniki spisu zestawiamy z ewidencją w systemie WMS lub ERP. Identyfikujemy nadwyżki, niedobory i rozbieżności inwentaryzacyjne wraz z przyczyną.

Raport końcowy z wykresami i zestawieniem rozbieżności obok laptopa
07

Krok 7

Raport końcowy i analiza niedoborów

Kompletny raport z wyjaśnieniem rozbieżności inwentaryzacyjnych gotowy do rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej, sporządzenia sprawozdania finansowego i weryfikacji przez audytora.

Zapytanie ofertowe

Planujesz inwentaryzację magazynu?

Każdy projekt wyceniamy indywidualnie. Opisz zakres - wycenę otrzymasz w ciągu 24 godzin.

Zapytaj o wycenę

Bez zobowiązań. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

Realizacje

Nasze realizacje

Od pojedynczych obiektów po ogólnopolskie sieci i postępowania upadłościowe - wybrane realizacje pokazują skalę i różnorodność projektów, które prowadzimy wg metodologii KSR 11.

01 / Masa upadłościowa

Inwentaryzacja środków trwałych upadłej spółki OZE

Spisaliśmy ~2 000 środków trwałych w biurze 3-poziomowym upadłej spółki OZE i dostarczyliśmy protokół pod wniosek syndyka do sądu.

Zobacz pełny opis realizacji
Wiatraki i panele fotowoltaiczne w krajobrazie wiejskim symbolizujące branżę odnawialnych źródeł energii, w której działała upadła spółka objęta inwentaryzacją środków trwałych dla syndyka masy upadłościowej
02 / Masa upadłościowa

Inwentaryzacja masy upadłościowej sieci zoologicznej

Odtworzyliśmy spis z natury towaru z 21 punktów zwiezionego do jednego magazynu i dostarczyliśmy raport pod postanowienie sądu.

Zobacz pełny opis realizacji
Wnętrze sklepu sieci zoologicznej - asortyment objęty inwentaryzacją masy upadłościowej
FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej przed podpisaniem zlecenia.

Każdy projekt wyceniamy indywidualnie. Koszt zależy od liczby pozycji SKU, lokalizacji i wymaganego terminu. Wycenę otrzymasz w ciągu 24 godzin.
Nie musi. Planujemy harmonogram tak, by spis odbywał się poza godzinami szczytu. W wielu przypadkach magazyn pracuje normalnie podczas inwentaryzacji.
Dzielimy magazyn na strefy i przypisujemy do każdej dedykowany zespół spisowy z czytnikami kodów kreskowych. Eliminuje to ryzyko pominięcia pozycji i przyspiesza liczenie.
Kompletny raport z nadwyżkami, niedoborami i rozbieżnościami inwentaryzacyjnymi wraz z przyczyną. Gotowy do rozliczenia z osobą materialnie odpowiedzialną i sporządzenia sprawozdania finansowego.
Potrzebujemy eksportu ewidencji magazynowej w formacie Excel lub CSV. Dostępu do systemu nie wymagamy. Szczegóły ustalamy na etapie przygotowania projektu.
Tak, realizujemy projekty wielolokalizacyjne na terenie całej Polski. Wszystkie lokalizacje przechodzą spis z natury w tym samym oknie czasowym.
Kontakt

Pytania? Jesteśmy do dyspozycji!

Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.

Dziękujemy za wypełnienie formularza! W przeciągu 24h odpowiemy na Państwa zapytanie.
Ups! Coś poszło nie tak podczas wysyłania formularza.
Blog

Najnowsze informacje

Praktyczne wskazówki, porady oraz najnowsze trendy związane z efektywnym zarządzaniem zapasami i kontrolą stanów magazynowych

Recepcjonistka za ladą recepcji w hotelu - stanowisko, z którego prowadzi się nadzór nad wyposażeniem i majątkiem obiektu

Inwentaryzacja w hotelu - jak ją zorganizować i co obejmuje

Inwentaryzacja w hotelu obejmuje środki trwałe, zapasy gastronomii i wyposażenie kilku stref naraz. Sprawdź, jak często robić spis i jak go zorganizować.

Pracownicy magazynu porządkujący towar na regałach, widok z góry

JPK_MAG(2) od 2027 - jak przygotować magazyn na czas

JPK_MAG(2) obowiązuje od 1 stycznia 2027 r. Sprawdź, kogo dotyczy, co się zmienia (KSeF, nowe dokumenty) i jak przygotować magazyn na czas.

Dwie osoby przy biurku sprawdzają razem listę sprzętu biurowego podczas przekazania obowiązków

Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza - kiedy i jak ją zrobić

Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza: kiedy jest wymagana, kto w niej uczestniczy i jak wygląda proces krok po kroku. Sprawdź zasady rozliczenia różnic.