Audyt inwentaryzacji

Problem

W niektórych firmach proces inwentaryzacji wymaga optymalizacji, a jego koszty są wyższe niż planowane.

Jest to wynik niezdefiniowanych procesów inwentaryzacyjnych, co przekłada się na wyższy koszt alternatywny oraz długość spisu.

Koszt operacyjny

Spis trwa za długo i angażuje zbyt wiele osób

Magazyn zwalnia lub staje. Każda kolejna inwentaryzacja wygląda inaczej, bo nie ma jasno ustalonego procesu.

Koszt finansowy

Niedobory pojawiają się regularnie, przyczyna pozostaje nieznana

Ewidencja rozmija się z rzeczywistością. Korekty księgowe absorbują dział finansowy tygodniami po spisie.

Koszt zarządczy

Wyniki nie dają wiarygodnej podstawy do decyzji

Audytor zgłasza zastrzeżenia. Zarząd nie ma pewności, czy dane ze sprawozdania finansowego odzwierciedlają rzeczywisty stan majątku.

Koszt alternatywny

Każda godzina, którą pracownik spędza na inwentaryzacji, to godzina, w której nie realizuje swojej podstawowej funkcji w przedsiębiorstwie. Przy niezoptymalizowanym procesie koszt alternatywny zaangażowanego zespołu wielokrotnie przewyższa koszt samego spisu. Dotyczy to zarówno operatorów magazynu, jak i kadry kierowniczej nadzorującej przebieg inwentaryzacji.

Metodologia

Diagnozujemy problem i projektujemy rozwiązanie dopasowane do specyfiki klienta.

Każda firma ma inną skalę, inną strukturę odpowiedzialności i inne systemy. Dlatego zaczynamy od zrozumienia, nie od gotowej odpowiedzi.

Diagnoza

Projektowanie

Transfer wiedzy

Implementacja

Faza 01

Diagnoza procesu (As-Is)

Analizujemy jak dziś wygląda proces inwentaryzacji, od momentu powołania komisji po rozliczenie wyników. Przeprowadzamy wywiady z kluczowymi interesariuszami, przeglądamy dokumentację i analizujemy wyniki poprzednich inwentaryzacji. Identyfikujemy gdzie powstają błędy, opóźnienia i luki w odpowiedzialności.

Output

Mapa obecnego procesu end-to-end

Ocena ryzyka z identyfikacją punktów krytycznych

Raport diagnostyczny

Faza 01b

Wizja lokalna

Opcjonalna

Przy projektach obejmujących obiekty magazynowe lub produkcyjne przeprowadzamy wizytę na miejscu przed przystąpieniem do due diligence. Pozwala to skonfrontować deklarowany proces z rzeczywistością operacyjną i zidentyfikować problemy niewidoczne w dokumentacji.

Output

Obserwacje terenowe uzupełniające diagnozę dokumentacyjną

Faza 02

Projektowanie procesu (To-Be)

Na podstawie diagnozy projektujemy docelowy proces. Definiujemy role i odpowiedzialności, etapy, punkty kontrolne oraz wymaganą dokumentację.

Output

Instrukcja inwentaryzacyjna i zarządzenie

Wzory arkuszy spisowych i protokołów

Mapa ról i odpowiedzialności

Faza 03

Transfer wiedzy

Warsztaty i szkolenia dla zespołu klienta na każdym poziomie organizacji, od osoby nadzorującej proces po członków komisji terenowych. Szkolenie oparte na rzeczywistych przypadkach z praktyki inwentaryzacyjnej, nie slajdach z definicjami.

Output

Przeszkolony zespół na każdym poziomie organizacji

Materiały szkoleniowe do wykorzystania wewnętrznego

Faza 04

Implementacja i weryfikacja

Towarzyszymy przy pierwszej inwentaryzacji przeprowadzonej według nowych procedur. Obserwujemy realizację, identyfikujemy odchylenia od projektu i wprowadzamy korekty. Projekt kończy się gdy nowy proces działa sprawnie, nie gdy oddana zostaje dokumentacja.

Output

Zweryfikowany proces wdrożony operacyjnie

Raport powdrożeniowy z rekomendacjami co dalej

Kontakt

Czas zoptymalizować proces inwentaryzacji?

Zaczynamy od bezpłatnej rozmowy diagnostycznej. Rozwiążemy każdy problem.

Umów rozmowę wstępną

Bez zobowiązań. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

lat doświadczenia zespołu

15+

sektorów, w których działamy

typy obiektów: biura, magazyny, hale produkcyjne

projekty wielolokalizacyjne w całej Polsce

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej przed rozpoczęciem projektu.

To pierwsze pytanie, które zadajemy na etapie diagnozy. W praktyce większość powtarzających się błędów inwentaryzacyjnych ma źródło w projekcie procesu — niejasnych rolach, braku punktów kontrolnych lub niejednoznacznej dokumentacji.

Tak. Jeśli firma ma już opracowane procedury, ale potrzebuje transferu wiedzy do zespołu — możliwe jest przeprowadzenie wyłącznie warsztatów. Zakres projektu definiowany jest po rozmowie wstępnej, kiedy rozumiemy gdzie faktycznie jest problem.

Na etapie diagnozy potrzebny jest dostęp do 2 lub 3 kluczowych osób (dyrektor operacyjny lub finansowy, kierownik magazynu lub główna księgowa) oraz dokumentacji poprzednich inwentaryzacji. Na etapie wdrożenia — obecność wyznaczonych osób na szkoleniu i przy pierwszym spisie.

W niektórych firmach proces inwentaryzacji wymaga optymalizacji, a jego koszty są wyższe niż planowane.

Diagnozujemy problem i projektujemy rozwiązanie dopasowane do specyfiki klienta.

Czas zoptymalizować proces inwentaryzacji?

Najczęściej zadawane pytania

Czy masz dodatkowe pytania?

Pytania? Jesteśmy do dyspozycji!

Najnowsze informacje

Outsourcing inwentaryzacji - przewodnik dla CFO 2026

JPK ST 2026/2027 - przewodnik dla CFO i księgowej

Oznakowanie środków trwałych - kod kreskowy, QR czy RFID