Inwentaryzacja sklepu to fizyczne policzenie, zważenie lub zmierzenie wszystkich towarów znajdujących się w punkcie sprzedaży, a następnie porównanie wyniku ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Remanent to potoczna nazwa tego samego procesu - oba terminy funkcjonują zamiennie zarówno w mowie potocznej, jak i w praktyce sklepowej.
Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy metody inwentaryzacji (art. 26 ust. 1): spis z natury, czyli fizyczne przeliczenie - najczęstsza metoda w sklepach; uzgodnienie sald, stosowane m.in. do środków na rachunkach bankowych i należności; oraz weryfikację dokumentacyjną, dla składników majątku, których fizycznie policzyć się nie da (np. gruntów). W sklepie detalicznym niemal zawsze chodzi o spis z natury - fizyczne przeliczenie towaru na półkach, zapleczu i w magazynie przy sklepie.
Za przeprowadzenie inwentaryzacji formalnie odpowiada kierownik jednostki, czyli w praktyce właściciel firmy lub osoba zarządzająca. Wykonanie spisu może powierzyć wewnętrznemu zespołowi albo zewnętrznej firmie - kto fizycznie liczy towar, opisujemy w dalszych sekcjach.
Inwentaryzację towarów handlowych trzeba przeprowadzić co najmniej raz w roku. Termin uznaje się za zachowany, jeśli spis rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończy się do 15 stycznia roku następnego (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W praktyce oznacza to okno od października do połowy stycznia dla firm, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Poza obowiązkowym terminem rocznym wiele sieci handlowych - zwłaszcza spożywczych, ze względu na szybki obrót towarem - decyduje się na częstsze spisy: kwartalne albo nawet miesięczne w wybranych kategoriach. Częstotliwość ponad ustawowe minimum to decyzja biznesowa, nie prawny wymóg.
Dodatkowy spis jest wymagany też poza harmonogramem rocznym - przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej za towar (na przykład odejście kierownika sklepu), przy zamknięciu lub sprzedaży placówki, albo po zdarzeniu losowym, które mogło naruszyć stan towaru.
Firmy prowadzące więcej niż jeden punkt sprzedaży zwykle spisują te zasady w wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej. Dokument ten ustala harmonogram, skład zespołów, zakres odpowiedzialności i jednolity sposób dokumentowania spisu we wszystkich lokalizacjach. Instrukcję zatwierdza kierownik jednostki. Jej brak nie zwalnia z obowiązku - jedynie utrudnia utrzymanie tego samego standardu spisu w każdym sklepie sieci. Sezonowość a inwentaryzacja - w tym jak układać harmonogram kontroli zapasów w okresach wzmożonej sprzedaży - opisaliśmy w osobnym artykule.
Spis w sklepie przebiega w trzech etapach: przygotowanie, fizyczne liczenie i rozliczenie różnic. Każdy etap ma swoje typowe zadania i pułapki.
Zespół inwentaryzacyjny (koordynator plus osoby liczące) zostaje powołany z wyprzedzeniem, a harmonogram spisu ustalony tak, żeby nie kolidował ze szczytem sprzedażowym. Towar na półkach warto wcześniej uporządkować i oznaczyć, a arkusze spisowe lub czytniki kodów kreskowych przygotować przed rozpoczęciem liczenia. Sprawdzoną praktyką jest praca w parach - jedna osoba liczy, druga zapisuje - co ogranicza liczbę pomyłek przy przepisywaniu wyników.
Każda pozycja asortymentu zostaje fizycznie przeliczona, zważona lub zmierzona, a wynik trafia do arkusza spisowego wraz z nazwą towaru, jednostką miary, ilością i ceną. Towar należący do dostawcy lub innego kontrahenta, obecny fizycznie w sklepie, trzeba wyodrębnić w osobnej pozycji - ustawa o rachunkowości wprost obejmuje spisem z natury również składniki będące własnością innych podmiotów, powierzone sklepowi do sprzedaży lub przechowania, z obowiązkiem powiadomienia właściciela o wyniku spisu (ustawa o rachunkowości). Taki towar nie wlicza się jednak do wyceny majątku firmy przeprowadzającej inwentaryzację.
Wynik spisu zostaje porównany ze stanem wynikającym z systemu sprzedażowego lub magazynowego. Ustalone niedobory i nadwyżki trafiają do protokołu różnic z wyjaśnieniem przyczyn, a zatwierdzone korekty wprowadza się do ewidencji księgowej. Najczęstsze przyczyny rozbieżności inwentaryzacyjnych i sposób ich dokumentowania opisaliśmy szerzej w osobnym artykule.
Czas trwania spisu zależy przede wszystkim od powierzchni sklepu, liczby SKU i wielkości zespołu liczącego. W małym punkcie sprzedaży inwentaryzacja zamyka się zwykle w kilka-kilkanaście godzin, w dużej placówce może rozciągnąć się na kilka dni.
Dla sieci handlowych ważniejsze pytanie niż "ile trwa" brzmi "czy sklep musi być zamknięty na czas spisu". W praktyce stosuje się trzy podejścia: spis po godzinach otwarcia (nocny lub wieczorny), spis rotacyjny prowadzony kategoriami przy zachowaniu otwarcia sklepu - trudniejszy logistycznie, bo wymaga czasowego wstrzymania sprzedaży tylko liczonej kategorii - albo krótkie, zaplanowane zamknięcie w dniu o najniższym ruchu klientów.
Większy zespół liczący skraca czas spisu, ale zwiększa ryzyko błędów koordynacyjnych - podwójnego policzenia tej samej strefy albo pominiętej półki. Rola koordynatora i jasny podział stref między osoby liczące ograniczają to ryzyko niezależnie od wielkości zespołu.
Sposób liczenia też realnie wpływa na czas trwania spisu. Ręczne spisywanie na arkuszach papierowych jest wolniejsze i bardziej podatne na pomyłki przy przepisywaniu. Liczenie czytnikiem kodów kreskowych od razu zapisuje wynik w systemie i eliminuje ten etap. Przy dużej liczbie pozycji różnica w czasie trwania spisu między obiema metodami bywa odczuwalna, choć jej dokładna skala zależy od konkretnego asortymentu i nie da się jej podać jako uniwersalnej liczby.
Specyfika asortymentu zmienia sposób planowania spisu, mimo że podstawa prawna i ogólny przebieg pozostają takie same.
| Element | Sklep spożywczy | Sklep odzieżowy |
|---|---|---|
| Kluczowe ryzyko | Towar z krótkim terminem przydatności, wymaga oznaczenia i wycofania przed spisem | Bardzo duża liczba SKU (rozmiar x kolor x model) |
| Częstotliwość ponad minimum ustawowe | Częściej niż raz w roku, ze względu na szybki obrót | Zwykle raz w roku, dodatkowo przy zmianie kolekcji |
| Typowa metoda liczenia | Sztuki, kilogramy, litry - różne jednostki miary w jednym spisie | Skanowanie kodów kreskowych lub etykiet RFID, ze względu na skalę asortymentu |
| Towar obcy | Częsty - towar konsygnacyjny dostawców na półkach | Rzadszy, poza modelami sprzedawanymi w komisie |
Niezależnie od branży dokumentacja spisu musi zawierać te same elementy: datę sporządzenia, dane firmy, numerację pozycji, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość każdej pozycji.
Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji albo oparcie ksiąg rachunkowych na nierzetelnym spisie może zostać zakwalifikowane jako nierzetelne prowadzenie ksiąg w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego. Grozi za to grzywna do 240 stawek dziennych (art. 61 §1 Kodeksu karnego skarbowego), a w przypadkach mniejszej wagi - łagodniejsza sankcja przewidziana w tym samym artykule.
Poza konsekwencją karno-skarbową, błędny lub pominięty spis utrudnia rzetelne zamknięcie roku obrotowego i może zostać zakwestionowany przez audytora lub biegłego rewidenta podczas badania sprawozdania finansowego - co samo w sobie generuje dodatkowy koszt poprawek i opóźnia zamknięcie ksiąg.
Przy sieci kilkunastu lub kilkudziesięciu punktów sprzedaży kluczowe jest rozpoczęcie spisu w tym samym oknie czasowym we wszystkich lokalizacjach. Synchronizacja terminu minimalizuje ryzyko podwójnego lub pominiętego zliczenia towaru przemieszczanego między placówkami - na przykład w transporcie międzysklepowym w trakcie trwania spisu.
Koordynacja sieci sklepów przynosi też inne wyzwania: różne godziny otwarcia poszczególnych placówek, różną wielkość lokalnych zespołów i potrzebę jednolitego formatu raportowania, żeby wyniki dały się zestawić centralnie zamiast porównywać ręcznie arkusz po arkuszu. Inwentaryzacja sklepów detalicznych prowadzona przez zewnętrzny zespół, przyzwyczajony do pracy w wielu punktach jednocześnie, standaryzuje harmonogram i dokumentację - to jeden z głównych powodów, dla których sieci retail częściej niż pojedyncze sklepy decydują się na zlecenie spisu na zewnątrz.
Osobnym wyzwaniem jest porównywalność wyników między placówkami. Jeśli każdy sklep prowadzi spis według własnego formatu arkusza, zestawienie wyników na poziomie całej sieci wymaga ręcznego przepisywania danych z kilkunastu czy kilkudziesięciu dokumentów - co samo w sobie jest źródłem błędów. Jednolity szablon dokumentacji, ten sam sposób oznaczania towaru obcego i wspólny termin zamknięcia spisu we wszystkich lokalizacjach pozwalają porównać wyniki centralnie od razu po zakończeniu prac w ostatnim sklepie.
Dla osoby odpowiedzialnej za finanse całej sieci - dyrektora finansowego albo głównej księgowej nadzorującej wiele placówek - liczy się przede wszystkim to, żeby wynik dało się skonsolidować bez dodatkowej pracy. Zestawienie niedoborów i nadwyżek per lokalizacja, gotowe do wykorzystania przy zamknięciu roku obrotowego i ewentualnym badaniu sprawozdania finansowego, jest tym łatwiejsze, im bardziej ujednolicony jest format spisu we wszystkich sklepach sieci od samego początku.
Obie opcje są zgodne z prawem - ustawa o rachunkowości nie wymaga, żeby spis wykonywali wyłącznie pracownicy etatowi sklepu.
Własny zespół zna asortyment i układ sklepu, ale w szczycie sezonu Q4 często brakuje mu czasu, a spis prowadzony "przy okazji" bieżących obowiązków wydłuża cały proces. Zewnętrzny zespół inwentaryzacyjny wnosi niezależność - mniejsze ryzyko konfliktu interesu, gdy towar liczy osoba, która jest też za niego materialnie odpowiedzialna - oraz doświadczenie w synchronizacji spisu w wielu lokalizacjach jednocześnie.
Dla pojedynczego sklepu decyzja bywa prostsza - pytaniem jest głównie dostępność czasu zespołu w danym terminie. Dla sieci kilku czy kilkunastu placówek dochodzi dodatkowe kryterium. Wewnętrzny zespół bywa złożony z pracowników oddelegowanych z innych działów na czas spisu. Rzadko poradzi sobie z jednoczesnym liczeniem w kilku lokalizacjach bez zamykania choć jednej z nich na dłużej niż jeden dzień.
Zlecenie spisu na zewnątrz nie oznacza utraty kontroli nad wynikiem - protokół różnic i pełna dokumentacja spisu trafiają do sklepu tak samo, jak przy pracy własnym zespołem. Różnica dotyczy wykonania: kto fizycznie liczy towar i kto koordynuje harmonogram w wielu lokalizacjach jednocześnie. Kiedy outsourcing inwentaryzacji ma sens opisaliśmy szerzej, wraz z porównaniem obu podejść, w osobnym przewodniku.
Sezon Q4 to okres, w którym terminy spisów u firm inwentaryzacyjnych zapełniają się najszybciej - im wcześniej sieć zgłosi zapotrzebowanie, tym łatwiej dopasować harmonogram do wszystkich lokalizacji naraz. Opisz zakres spisu: liczbę lokalizacji, rodzaj asortymentu i preferowany termin - przygotujemy wycenę dopasowaną do skali sieci. Skontaktuj się z nami, żeby ustalić harmonogram.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
