Koniec roku obrotowego zbliża się szybciej, niż większość firm się spodziewa. Dla finansów, administarcji czy księgowości oznacza to jedno zadanie: przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z wymogami prawa. Poniżej wyjaśniamy, co nakłada Ustawa o rachunkowości, jakie obowiązują terminy, kto ponosi odpowiedzialność i jakie są konsekwencje niedopełnienia obowiązku.
Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z Ustawy o rachunkowości i obejmuje wszystkie podmioty prowadzące pełne księgi rachunkowe: spółki, większe przedsiębiorstwa jednoosobowe, instytucje publiczne, fundacje i stowarzyszenia.
W praktyce dotyczy to firm produkcyjnych, handlowych i usługowych, szkół, uczelni oraz instytucji finansowych. Ani wielkość firmy, ani branża nie zwalniają z tego wymogu.
Wiele firm zakłada, że inwentaryzacja roczna oznacza spis wszystkiego co roku. Ustawa różnicuje jednak terminy w zależności od rodzaju składnika majątku.
Okno inwentaryzacyjne dla zapasów i większości środków trwałych otwiera się już 1 października (nie trzeba czekać do 31 grudnia). Firmy z kilkoma/wieloma lokalizacjamimogą rozkładać spis w czasie, o ile każda lokalizacja zostanie objęta spisem w ustawowym terminie. W przypadku środków trwałych o utrudnionym dostępie można inwentaryzować metodą weryfikacji ksiąg zamiast spisu z natury.
Odpowiedzialność za inwentaryzację spoczywa na kierowniku jednostki. W rozumieniu ustawy jest to prezes zarządu, dyrektor generalny lub inna osoba odpowiedzialna za rachunkowość firmy, tej odpowiedzialności nie można formalnie przekazać.
Warto jednak znać istotną różnicę, którą ustawa wprowadza - fizyczny spis z natury można zlecić firmie zewnętrznej. Kierownik jednostki nadal odpowiada za odbycie się inwentaryzacji, ale samo liczenie, dokumentacja i raportowanie mogą wykonać zewnętrzni specjaliści. Takie rozwiązanie wybierają firmy, które chcą odciążyć własnych pracowników w pod koniec roku lub potrzebują obiektywnego wyniku przed audytem albo zmianą zarządu.
Art. 77 Ustawy o rachunkowości przewiduje za nieprzeprowadzenie inwentaryzacji karę grzywny lub pozbawienia wolności do lat dwóch. Obie kary mogą być orzeczone łącznie, jednak odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.
Poza konsekwencjami prawnymi są też konsekwencje biznesowe, które w praktyce bywają równie istotne. Brak rzetelnej inwentaryzacji może skutkować zakwestionowaniem sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta/audytora, problemami podczas audytu oraz narastającymi rozbieżnościami w ewidencji majtku, które z roku na rok stają się coraz trudniejsze do wyjaśnienia.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
