Rodzaje inwentaryzacji dzieli się według trzech kryteriów: sposobu ustalania stanu majątku, terminu i częstotliwości oraz okoliczności, które spis wywołały. Dwa pierwsze mają wprost oparcie w ustawie. Trzecie to w większości nazewnictwo praktyki (wyjątkiem jest spis na zakończenie działalności, który ustawa opisuje wprost), ale to na nim opierają się codzienne decyzje w firmie. Czwarty, pomocniczy podział dotyczy zakresu spisu: pełny albo częściowy.
Częsty błąd to traktowanie tych kryteriów jak jednej listy. Inwentaryzacja ciągła nie jest czwartą metodą obok spisu z natury, tylko sposobem rozłożenia spisu z natury w czasie.
Zdawczo-odbiorcza też nie ma własnej metody: to zwykle spis z natury zrobiony z konkretnej okazji. W art. 26 ustawy nie znajdziesz zresztą słów „ciągła”, „okresowa” ani „doraźna” - to etykiety, którymi porządkuje się ustawowe reguły.
Metoda to pierwszy i najważniejszy podział rodzajów inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy metody i do każdej przypisuje konkretne składniki majątku. Nie wybierasz więc metody dowolnie: to rodzaj aktywa decyduje, czy liczysz, czy prosisz o potwierdzenie, czy porównujesz dokumenty (art. 26 ust. 1).
| Metoda | Czego dotyczy | Na czym polega | Przykład |
|---|---|---|---|
| Spis z natury | Gotówka, papiery wartościowe w postaci materialnej, zapasy, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia w budowie | Policzenie, zważenie lub zmierzenie, wycena ilości, porównanie z księgami, wyjaśnienie różnic | Magazyn, hala produkcyjna, biuro z laptopami i meblami |
| Potwierdzenie salda | Środki na rachunkach bankowych, aktywa przechowywane przez inne podmioty, należności i pożyczki, składniki powierzone kontrahentom | Uzyskanie od banku lub kontrahenta potwierdzenia, że saldo zgadza się z księgami | Potwierdzenie salda należności od odbiorcy, towar stojący w komisie u kontrahenta |
| Weryfikacja | Grunty i prawa zaliczone do nieruchomości, środki trwałe o znacznie utrudnionym dostępie, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg, rozrachunki publicznoprawne, pozostałe aktywa i pasywa | Porównanie danych ksiąg z dokumentami i ocena wartości składnika | Grunt z dokumentami własności, należność objęta sporem sądowym |
Spis z natury to fizyczne ustalenie ilości składnika, jego wycena, porównanie wartości z księgami oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic. Jest najbardziej pracochłonną z trzech metod, bo wymaga obecności ludzi tam, gdzie majątek faktycznie stoi.
Spisem z natury obejmuje się także cudze składniki, które leżą w firmie: powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Ich właściciela informuje się o wyniku spisu.
Ten obowiązek (objęcie spisem cudzych składników i powiadomienie ich właściciela) nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2). Szczegółowy opis przebiegu znajdziesz w poradniku o spisie z natury.
Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald polega na tym, że stan z ksiąg zestawia się z potwierdzeniem od drugiej strony. Bank potwierdza stan rachunku, kontrahent potwierdza należność albo to, że ma Twój towar. Nikt niczego nie liczy fizycznie, więc ta metoda nie wymaga ekipy z arkuszami, tylko dobrej korespondencji i terminowego zbierania odpowiedzi.
Porównanie zapisów w księgach z dokumentami i ocena, czy wartość składnika jest uzasadniona, to inwentaryzacja drogą weryfikacji. Stosuje się ją tam, gdzie nie da się niczego policzyć albo uzgodnić: przy gruntach i prawach, należnościach spornych, składnikach trudno dostępnych. Ustawa przewiduje ją także jako rozwiązanie awaryjne, gdy spis z natury lub potwierdzenie salda z uzasadnionych przyczyn nie były możliwe.
Zasada ogólna jest prosta: inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, czyli przy roku kalendarzowym na 31 grudnia. Ustawa dopuszcza jednak ułatwienia, które przesuwają sam spis w czasie albo rozciągają go na kilka lat (art. 26 ust. 3).
| Składnik | Kiedy i jak często |
|---|---|
| Środki trwałe, zapasy i inne składniki spisywane z natury (reguła ogólna) | Co roku. Spis można zacząć od 1 października (rok kalendarzowy) i skończyć do 15 stycznia |
| Gotówka (aktywa pieniężne), papiery wartościowe, produkty w toku, materiały, towary i produkty gotowe odpisywane w koszty w dniu zakupu lub wytworzenia | Stan na 31 grudnia, bez okna czasowego |
| Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów w strzeżonym składowisku z ewidencją ilościowo-wartościową | Raz w ciągu 2 lat |
| Nieruchomości zaliczone do środków trwałych i inwestycji oraz inne środki trwałe na terenie strzeżonym | Raz w ciągu 4 lat. W pozostałych latach środki trwałe obejmuje weryfikacja (porównanie ksiąg z dokumentami) |
| Towary i opakowania w punktach obrotu detalicznego z ewidencją wartościową | Co roku |
| Zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną | Co roku |
| Potwierdzenie salda (należności i składniki powierzone kontrahentom) | Jak spis z natury: w oknie od 1 października (rok kalendarzowy) do 15 stycznia |
| Potwierdzenie salda rachunku bankowego | Stan na 31 grudnia (w praktyce saldo bankowe potwierdza się na dzień bilansowy, bo ustawa wyłącza aktywa pieniężne z okna czasowego) |
| Weryfikacja | Stan na 31 grudnia. Tak wskazuje wyjaśnienie MF dla jednostek budżetowych, a dla pozostałych firm wynika to z brzmienia art. 26 ust. 1 i 3 (interpretacja) |
Okno od października do połowy stycznia nie przesuwa dnia bilansowego. Księgi nadal pokazują stan na 31 grudnia, więc wynik spisu „dociąga się” do tej daty, dopisując i odpisując ruchy, które nastąpiły między dniem spisu a dniem bilansowym. Przykład: spis zakończył się 20 listopada, więc stan na 31 grudnia to stan ze spisu plus przychody i minus rozchody z okresu od 20 listopada do 31 grudnia.
Tego ułatwienia nie stosuje się do weryfikacji. Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów, sformułowane dla jednostek budżetowych, wskazuje, że okno dotyczy spisu z natury i potwierdzenia salda, a weryfikację odnosi do stanu na dzień bilansowy (wyjaśnienie MF). Dla pozostałych firm ten wniosek wynika z brzmienia art. 26 ust. 1 i 3, więc to interpretacja, a nie osobny przepis. Daty protokołów i wydruków z systemu to kwestia organizacyjna: liczy się to, że weryfikacja odzwierciedla stan na 31 grudnia.
W latach, w których nie robi się spisu z natury (rytm 4-letni), środki trwałe inwentaryzuje się metodą porównania danych ksiąg z dokumentami i weryfikacji realnej wartości. Tak wyjaśnia to Ministerstwo Finansów w materiałach z działu rachunkowości budżetowej (wyjaśnienie o terenie strzeżonym). Przepis nie wyjaśnia, co jest terenem strzeżonym, więc przy rytmie 2- i 4-letnim warto opisać to w zasadach (polityce) rachunkowości i w instrukcji inwentaryzacyjnej.
Jak ułożyć prace w tym oknie tydzień po tygodniu, pokazujemy w harmonogramie inwentaryzacji rocznej. Pełne omówienie przepisów i konsekwencji ich naruszenia znajdziesz w artykule o tym, co o inwentaryzacji mówi prawo.
To trzy nazwy z praktyki, które opisują, kiedy i jak często liczysz majątek. Te rodzaje inwentaryzacji opierają się na tej samej metodzie, czyli spisie z natury, i różnią się rozłożeniem w czasie.
Raz w roku, w ustawowym oknie, spisuje się cały majątek podlegający spisowi. To inwentaryzacja roczna, z którą zetknie się każda firma. Różnice wykryte w trakcie rozlicza się w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, nawet jeśli spis zakończył się w styczniu (art. 27 ust. 2).
Spis rozłożony w czasie to inwentaryzacja ciągła. Ustawowy termin uznaje się za dotrzymany, gdy zapasy w strzeżonym składowisku, objęte ewidencją ilościowo-wartościową, zostaną policzone raz w ciągu 2 lat. W codziennym języku słowo „ciągła” pada też o liczeniu magazynu strefami przez cały rok, ale wtedy nadal trzeba zmieścić się w rocznym terminie. Warunki, harmonogram i ograniczenia opisujemy w osobnym artykule o inwentaryzacji ciągłej.
Kontrolę wybranych grup majątku w stałych odstępach, na przykład co miesiąc albo co kwartał, nazywa się inwentaryzacją okresową (lub cykliczną). W części poradników „okresowa” oznacza po prostu spis roczny, a w tym artykule określa kontrolę zarządczą, nie ustawową. Ustawa takiego rodzaju nie wymaga. To narzędzie zarządcze: wykrywa rozbieżności wcześniej niż spis roczny i skraca drogę do ich przyczyn.
Sama w sobie nie zastępuje jednak spisu na koniec roku, chyba że obejmuje cały zakres i mieści się w ustawowych terminach. Najlepiej sprawdza się tam, gdzie towar szybko się obraca, a pojedynczy niedobór szybko zamienia się w stratę. Jak przygotować magazyn do takich kontroli, opisujemy w artykule o przygotowaniu inwentaryzacji magazynu.
Te rodzaje inwentaryzacji wywołuje zdarzenie, a nie kalendarz. Spis na zakończenie działalności ustawa opisuje wprost, natomiast zakres i datę inwentaryzacji doraźnej oraz zdawczo-odbiorczej ustala w praktyce kierownik jednostki, zwykle zarządzeniem. Wynik dokumentuje się tak samo jak przy spisie rocznym.
Poza planem, z konkretnego powodu, wykonuje się inwentaryzację doraźną. Typowe okazje to podejrzenie niedoboru, kradzież, zdarzenie losowe, kontrola albo audyt. Częściej bywa częściowa niż pełna, bo ma odpowiedzieć na pytanie o jedną strefę, grupę towarową lub jedną osobę odpowiedzialną.
Zmianę osoby odpowiedzialnej za majątek zamyka inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza, czyli spis z natury wykonany przy przekazaniu. Zdający i przejmujący ustalają wspólnie, co faktycznie jest przekazywane, dzięki czemu od dnia przejęcia wiadomo, za jaki stan majątku odpowiada nowa osoba. Najczęściej dotyczy kierownika magazynu, pracownika z laptopem albo osoby odpowiedzialnej za wyposażenie biura. Przebieg i dokumenty omawiamy w artykule o inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej.
Tu ustawa mówi wprost: inwentaryzację przeprowadza się na dzień zakończenia działalności oraz na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenie upadłości (art. 26 ust. 4). W praktyce nazywa się ją likwidacyjną. Jej datę wyznacza zdarzenie, a nie kalendarz, więc na przygotowanie zostaje zwykle mało czasu.
Ustawa przewiduje też wyjątki: w określonych sytuacjach można od inwentaryzacji odstąpić (art. 26 ust. 5). Dotyczy to między innymi połączenia lub podziału jednostek, gdy strony tak postanowią w pisemnej umowie (nie dotyczy to spółek kapitałowych), oraz zawieszenia działalności, o ile jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych. Warunki takiego odstąpienia trzeba sprawdzić w przepisie przed skorzystaniem z niego.
Inwentaryzacja pełna obejmuje wszystkie składniki podlegające spisowi, a częściowa tylko wybraną grupę, strefę lub lokalizację. To podział rodzajów inwentaryzacji po zakresie, nie po metodzie: oba warianty zwykle prowadzi się drogą spisu z natury. W praktyce spis częściowy bywa nazywany także kontrolnym albo wyrywkowym.
Obowiązek roczny wymaga pełnego zakresu. Spis częściowy pełni rolę kontrolną: sprawdza jedną strefę magazynu po incydencie, jedną grupę środków trwałych po remoncie albo próbkę przed właściwym spisem rocznym. Gdy firma stosuje inwentaryzację okresową, częściowe spisy są jej budulcem.
Wybór rodzaju inwentaryzacji wynika z trzech pytań: co liczysz, kiedy i z jakiego powodu. Poniższa tabela zbiera typowe sytuacje, wskazuje pasujący rodzaj inwentaryzacji lub metodę oraz miejsce, gdzie opisujemy go dokładniej.
| Sytuacja | Rodzaj lub metoda | Szczegóły |
|---|---|---|
| Koniec roku obrotowego, zapasy i środki trwałe | Inwentaryzacja roczna, spis z natury | Harmonogram inwentaryzacji rocznej |
| Należności i składniki powierzone kontrahentom | Potwierdzenie salda | Okno od 1 października (rok kalendarzowy) do 15 stycznia |
| Saldo rachunku bankowego | Potwierdzenie salda z banku | Stan na 31 grudnia (w praktyce, bo aktywa pieniężne są poza oknem) |
| Grunty, prawa, należności sporne, środki trwałe trudno dostępne | Weryfikacja | Stan na 31 grudnia (wyjaśnienie MF dla jednostek budżetowych; w pozostałych firmach interpretacja art. 26 ust. 1 i 3). Daty protokołów to kwestia organizacyjna |
| Duży magazyn, który nie może stanąć | Spis strefami w rocznym oknie. Rytm 2-letni tylko przy strzeżonym składowisku z ewidencją ilościowo-wartościową | Inwentaryzacja ciągła |
| Zmiana kierownika magazynu lub osoby odpowiedzialnej za sprzęt | Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza | Zdawczo-odbiorcza |
| Podejrzenie niedoboru, zdarzenie losowe, kontrola | Inwentaryzacja doraźna, często częściowa | Rozbieżności inwentaryzacyjne |
| Szybko rotujący towar, kilka lokalizacji | Inwentaryzacja okresowa wybranych grup | Przygotowanie inwentaryzacji magazynu |
| Zakończenie działalności lub likwidacja | Inwentaryzacja na dzień zdarzenia | Termin wyznacza zdarzenie |
Rodzaje inwentaryzacji się łączą. Typowy koniec roku w firmie produkcyjnej to spis z natury zapasów i maszyn, potwierdzenia sald od największych odbiorców i weryfikacja gruntu, wszystko w jednym harmonogramie. Dlatego dobry plan zaczyna się od listy składników majątku, a dopiero potem od wyboru rodzaju spisu.
Spis nie kończy się na ostatnim policzonym regale. Przebieg i wyniki inwentaryzacji trzeba udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg (art. 27 ust. 1).
W praktyce oznacza to arkusze spisowe, zestawienie różnic i protokół z wynikiem spisu.
Każdą różnicę trzeba wyjaśnić, zanim trafi do ksiąg. Część to różnice pozorne, czyli opóźniona rejestracja albo zła jednostka miary, część rzeczywiste niedobory i nadwyżki. O tym, kto odpowiada za niedobór, decyduje dopiero ich przyczyna, a zasady opisujemy w artykule o odpowiedzialności materialnej.
Zlecenie ma sens, gdy rodzaj spisu wymaga więcej rąk, czasu lub niezależności, niż daje zespół. Dotyczy to głównie spisu z natury, bo to on angażuje ludzi fizycznie. Potwierdzenia sald i weryfikacja to w większości praca dokumentowa, którą zespół księgowy zwykle wykonuje sam.
Jak to wygląda przy poszczególnych rodzajach inwentaryzacji:
Kierownik jednostki odpowiada za nadzór i organizację inwentaryzacji także wtedy, gdy powierza ją innym osobom. Ustawa wyłącza z tej zasady odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury: można ją przenieść na wykonawcę, ale to jego decyzja, wyrażona na piśmie (art. 4 ust. 5). Kierownik zachowuje nadzór i pozostałe obowiązki.
Odpowiedzialność za potwierdzenia sald i weryfikację zostaje po stronie kierownika. Zakres zlecenia i podział ról warto więc spisać przed rozpoczęciem prac.
Pełne porównanie modelu własnego i zewnętrznego znajdziesz w artykule o outsourcingu inwentaryzacji. Jeśli zastanawiasz się, czy to już ten moment, pomoże lista pięciu sygnałów, że własny zespół nie poradzi sobie ze spisem.
Zacznij od listy składników majątku: co jest policzalne, co wynika z salda, a co wymaga dokumentów. Następnie przypisz do każdej grupy metodę i termin z tabel powyżej. Na końcu zdecyduj, które spisy robi zespół wewnętrzny, a które lepiej powierzyć wykonawcy.
Przeprowadzamy spisy z natury środków trwałych i zapasów w jednej lub wielu lokalizacjach, przygotowujemy harmonogram, arkusze i zestawienie różnic gotowe dla księgowości oraz audytora. Dla majątku trwałego zobacz inwentaryzację środków trwałych, dla zapasów inwentaryzację magazynów. Jeśli chcesz najpierw ocenić, czy dotychczasowy proces spełnia wymogi, sprawdź audyt procesu inwentaryzacji. Opisz nam skalę majątku i termin na stronie kontaktowej, a wrócimy z propozycją zakresu.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
