Większość problemów podczas inwentaryzacji stanów magazynowych nie pojawia się w trakcie liczenia. Pojawiają się wcześniej - kiedy magazyn nie jest gotowy na przyjęcie zespołu spisowego. Nieaktualna ewidencja, towary bez oznakowań, brak ustalonego podziału na strefy: każdy z tych elementów wydłuża spis i generuje błędy w wynikach końcowych.
Dotyczy to firm z bardzo różnych branż. Producent części samochodowych, operator magazynu logistycznego, sklep budowlany z zapleczem - wszystkich obowiązują te same zasady przygotowania. Ten artykuł wyjaśnia krok po kroku, co zrobić przed inwentaryzacją, jak wygląda sam spis i jakie dokumenty otrzymujesz po jego zakończeniu.
Odpowiedzialność za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji spoczywa na kierowniku jednostki - wynika to z Ustawy o rachunkowości (art. 26). Nie zmienia się to niezależnie od tego, czy spis prowadzi Twój wewnętrzny zespół, czy zewnętrzna firma inwentaryzacyjna.
W praktyce rozkłada się to na dwie osoby. Dyrektor finansowy lub zarząd odpowiada za to, że inwentaryzacja się odbyła i że jej wyniki są rzetelne. Kierownik magazynu odpowiada za przygotowanie obiektu i sprawną współpracę z zespołem podczas samego spisu. Obie role są niezbędne.
To etap, który decyduje o jakości całej inwentaryzacji. Dobry spis z natury zaczyna się nie w dniu przyjazdu zespołu, ale kilka dni wcześniej - po Twojej stronie.
Podstawą jest aktualny eksport stanów z systemu na dzień inwentaryzacji. Może to być wydruk z ERP, plik z WMS lub arkusz Excel - format nie ma znaczenia, liczy się aktualność danych.
Poza stanami ilościowymi przygotuj:
Brak aktualnej ewidencji przed spisem to najczęstsza przyczyna opóźnień. Zamiast liczyć towar, zespół traci czas na identyfikowanie pozycji, które powinny być już opisane w dokumentach.
Stan fizyczny Twojego magazynu przed spisem ma bezpośredni wpływ na czas trwania inwentaryzacji i jakość wyników.
Przed dniem spisu zadbaj o cztery rzeczy:
W każdym magazynie, poza najmniejszymi obiektami, spis prowadzi się jako serię niezależnych zliczeń na wyznaczonych polach, nie jako jedną operację. Podział na strefy pozwala prowadzić prace równolegle w kilku miejscach jednocześnie i kontrolować postęp w czasie rzeczywistym.
Logiczny podział zależy od specyfiki Twojego obiektu. Najczęściej stosowane kryteria to:
Przed startem spisu przygotuj prosty schemat układu magazynu. Im szybciej zespół pozna obiekt, tym mniej czasu traci się na organizację zamiast na liczenie.
To jedno z pierwszych pytań przy planowaniu inwentaryzacji magazynu. Oba scenariusze mają swoje uzasadnienie - wybór zależy od specyfiki Twojej działalności.
Zamknięcie magazynu na czas spisu
Spis przy zamkniętym magazynie jest dokładniejszy i prostszy dokumentacyjnie. Brak ruchów towarowych eliminuje ryzyko podwójnego zliczenia lub pominięcia pozycji przemieszczanych wewnątrz. To najlepsze rozwiązanie wtedy, gdy możesz wyznaczyć okno czasowe poza szczytem operacji - np. weekend, noc lub przestoj sezonowy. Firmy produkcyjne często planują inwentaryzację na czas planowanego przestoju linii.
Inwentaryzacja przy czynnym magazynie
Jeśli Twój magazyn nie może zatrzymać operacji, spis jest możliwy do przeprowadzenia, ale wymaga dodatkowych procedur. Musisz wydzielić strefę buforową na dostawy przychodzące w trakcie spisu i prowadzić protokół ruchów towarowych od momentu jego startu. Towary przyjęte podczas inwentaryzacji nie trafiają do ewidencji aż do jej zakończenia. Dla wielu firm logistycznych i handlowych to jedyna realna opcja - i sprawdza się, jeśli jest dobrze zorganizowana.
Przygotowanie gotowe. Zespół inwentaryzacyjny przyjeżdża na obiekt. Co dzieje się dalej?
Na początku zespół zapoznaje się z układem magazynu, ustala z kierownikiem podział na pola spisowe i przydziela ludzi do stref. W dużych obiektach kilka pól jest liczonych równolegle przez różne pary.
Inwentaryzator przechodzi przez każdą lokalizację, identyfikuje towar i rejestruje stan faktyczny. Przy asortymencie z czytelnym oznakowaniem odbywa się to przez skanowanie kodu kreskowego lub QR. Przy towarach bez kodów dane są wprowadzane ręcznie. Każda zliczona lokalizacja jest zamykana i nie wraca się do niej ponownie.
Różnice między stanem rzeczywistym a ewidencją są rejestrowane na bieżąco:
Przy każdym polu spisowym warto mieć dostępnego pracownika znającego rozmieszczenie asortymentu. Pomaga przy identyfikacji towarów bez czytelnego oznakowania i weryfikacji wątpliwych pozycji. Nie uczestniczy w liczeniu - to zadanie zespołu inwentaryzacyjnego - ale jego obecność skraca czas rozstrzygania niejasności.
Czas zależy od trzech czynników: liczby pozycji, stanu oznakowania towarów i trybu pracy (zamknięty lub czynny magazyn).
Orientacyjnie: magazyn z kilkoma tysiącami aktywnych SKU, dobrze oznakowany, zamknięty na czas spisu, można zinwentaryzować w ciągu jednego dnia roboczego. Magazyn produkcyjny z kilkudziesięcioma tysiącami pozycji, częściowo bez oznakowań, przy czynnych operacjach - to zazwyczaj dwa lub trzy dni. Konkretny harmonogram ustala się przed rozpoczęciem prac, po analizie skali projektu.
Po zamknięciu spisu otrzymujesz trzy dokumenty:
Jeśli skala różnic jest duża lub charakter niedoborów sugeruje systemowy problem, warto zlecić analizę przyczyn rozbieżności jako element uzupełniający spis. Daje to konkretne wskazówki, gdzie i dlaczego stany przestają się zgadzać.
Sprawna inwentaryzacja magazynu to wynik przygotowania, nie przypadku. Cztery elementy decydują o tym, czy spis zamknie się w terminie i da wiarygodne wyniki: aktualna ewidencja, czytelnie oznakowane towary, logiczny podział na pola spisowe i jasno ustalone okno czasowe.
Fizyczne liczenie to tylko jeden etap procesu. To, co zrobiłeś kilka dni wcześniej po swojej stronie, ma co najmniej równie duże znaczenie dla jakości wyników.
Planujesz inwentaryzację w Warszawie lub na Mazowszu? Skontaktuj się z nami. Po krótkim opisie projektu przygotujemy wycenę dopasowaną do zakresu.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
