Środki trwałe w budowie to inwestycja, która jeszcze nie jest gotowa do używania: hala w trakcie wznoszenia, linia produkcyjna w montażu, przebudowa biurowca. Ustawa o rachunkowości definiuje je (art. 3 ust. 1 pkt 16) jako środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego. Koszty gromadzi się na osobnym koncie, zwykle 080 (w wielu planach kont oznaczanym jako 08).
Na wartość inwestycji składa się ogół kosztów pozostających w bezpośrednim związku z jej nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszony o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości (art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). W praktyce są to między innymi:
W inwentaryzacji większość tej wartości trudno policzyć wzrokiem: to praca wykonawców, projekty i opłaty. Dlatego ten składnik majątku wymaga innej metody niż zwykły spis.
Tak. Jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego, a inwestycje w toku nie są z niej wyłączone (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Saldo konta inwestycji na dzień bilansowy musi mieć pokrycie w dokumentach i w tym, co faktycznie stoi na budowie. Jeśli go nie ma, różnicę trzeba wyjaśnić przed zamknięciem ksiąg. Ogólne zasady inwentaryzacji opisujemy w artykule o prawie a inwentaryzacji, a samą metodę liczenia w materiale o spisie z natury.
Dla inwestycji w toku ustawa o rachunkowości przewiduje dwie metody: spis z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1) i weryfikację (pkt 3). Rozdział między nimi wynika z tego, czy składnik da się fizycznie policzyć.
| Składnik inwestycji | Metoda | Co się sprawdza |
|---|---|---|
| Maszyny i urządzenia wchodzące w skład inwestycji | Spis z natury | Ilość, stan, lokalizacja, zgodność z zapisami |
| Budynki i budowle w trakcie powstawania | Weryfikacja na dokumentach | Zgodność salda z fakturami, protokołami odbioru i rozliczeniem robót |
| Materiały budowlane zgromadzone na koncie inwestycji | Zależnie od ewidencji: spis, jeśli leżą jako zapas na budowie, weryfikacja, jeśli są już wbudowane | Zgodność z dokumentami zakupu i zużycia |
| Koszty pośrednie: projekty, nadzór, opłaty, odsetki | Weryfikacja na dokumentach | Poprawne przypisanie do zadania inwestycyjnego |
Weryfikacja polega na porównaniu danych z ksiąg z dokumentami i ocenie, czy wartość jest realna. Komisja powinna wiedzieć, co dokładnie zostało wykonane do dnia bilansowego, i zestawić to z kosztami zaksięgowanymi na koncie.
Termin ustawowy wyznacza okno. Inwentaryzację uznaje się za dotrzymaną, jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończono do 15 dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Przy roku kalendarzowym to okres od października do połowy stycznia. Stan z ksiąg i tak trzeba ustalić na dzień bilansowy, bo inwentaryzacja potwierdza stan na ten właśnie dzień.
Rzadszy spis, raz w ciągu 4 lat, ustawa dopuszcza dla nieruchomości zaliczonych do środków trwałych i inwestycji oraz dla innych środków trwałych na terenie strzeżonym. Ten sam przepis wymienia w tym miejscu maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Zdanie jest zbudowane tak, że nie rozstrzyga jednoznacznie, czy dla maszyn w budowie warunkiem jest teren strzeżony. Inwestycje w toku bywają prowadzone na otwartych placach, dlatego bezpieczniej przyjąć, że spis maszyn robi się co roku, a rzadszy rytm stosować tylko wtedy, gdy sprzęt stoi na terenie strzeżonym. Weryfikację nakładów na dokumentach prowadzi się na ostatni dzień roku obrotowego jak pozostałe składniki. Terminy inwentaryzacji całego majątku omawiamy w harmonogramie inwentaryzacji rocznej.
W praktyce weryfikacja nakładów przebiega w czterech krokach:
Przy kilku inwestycjach i wspólnej ewidencji pomocniczej każdą fakturę trzeba przypisać do konkretnego zadania. Od tego zależy jakość weryfikacji, bo formularz prowadzi się osobno dla każdego zadania.
Rozbieżności na koncie inwestycji wynikają zwykle z sześciu miejsc, które obejmuje lista kontrolna weryfikacji:
Wiele z tych pozycji wychodzi dopiero przy porównaniu z dokumentami, dlatego samo sprawdzenie sald w systemie księgowym nie wystarcza. Pokrewne zagadnienia, czyli rozliczanie niedoborów i przyczyny rozbieżności, opisujemy w artykule o rozbieżnościach inwentaryzacyjnych.
To częsty problem przy zamknięciu roku. Inwestycja formalnie się zakończyła, hala jest odebrana albo maszyna pracuje, a koszty nadal leżą na koncie inwestycji. W takiej sytuacji wartość majątku w ewidencji bywa zaniżona, a amortyzacja nie biegnie, choć obiekt już pracuje.
Po zakończeniu prac sporządza się dokument OT i przenosi zgromadzone koszty na konto środków trwałych. W ujęciu podatkowym odpisy amortyzacyjne zaczyna się od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały wprowadzono do ewidencji (art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Zasady amortyzacji rozwijamy w artykule o amortyzacji środków trwałych, a klasyfikację nowego składnika w materiale o Klasyfikacji Środków Trwałych.
Inwentaryzacja jest więc dobrym momentem, żeby zestawić listę inwestycji z listą faktycznie używanych obiektów. Jeśli któryś obiekt pracuje, a nie ma dla niego dowodu OT, trzeba to wyjaśnić przed zamknięciem roku.
Odrębny przypadek to inwestycja wstrzymana. Wykonawca zszedł z budowy, projekt zmieniono albo zdecydowano o rezygnacji. Przy weryfikacji sprawdza się, czy nie wystąpiła trwała utrata wartości oraz czy nie ma nakładów na obiekty zaniechane. Wartość inwestycji pomniejsza się o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości (art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
Saldo, które długo nie rośnie, wymaga więc wyjaśnienia. Komisja pyta o status prac, o spory z wykonawcą i o dokument zaniechania. Nakłady na obiekty zaniechane zdejmuje się z ewidencji inwestycji, a nierozliczone nakłady przenosi do kosztów bieżących albo na wartość składników już używanych, co wynika z propozycji likwidacji różnic w protokole z weryfikacji.
Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym inwentaryzacji, odpowiada kierownik jednostki, a wykonuje je komisja lub zespół inwentaryzacyjny. Kierownik może powierzyć te obowiązki innej osobie lub firmie, ale pozostaje odpowiedzialny za nadzór. Wyjątkiem jest spis z natury: odpowiedzialność za jego przeprowadzenie można za pisemną zgodą przenieść na wykonawcę (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Przy weryfikacji nakładów na dokumentach takiego wyjątku nie ma, więc odpowiedzialność za jej wynik zostaje po stronie kierownika jednostki. Zewnętrzna firma daje przy tym niezależną ocenę.
Zewnętrzne wsparcie ma największy sens w trzech sytuacjach:
Spis maszyn i urządzeń w toku to usługa, którą realizujemy w ramach inwentaryzacji środków trwałych. Gdy potrzebna jest ocena samego procesu i dokumentacji, odpowiednia jest oferta audytu inwentaryzacji. Więcej o tym, jak wygląda współpraca z wykonawcą zewnętrznym, piszemy w artykule o inwentaryzacji środków trwałych na zlecenie oraz w przewodniku po outsourcingu inwentaryzacji.
Jeśli w Twojej firmie są inwestycje w toku, dobrze zacząć od trzech czynności: zestawić listę wszystkich zadań inwestycyjnych z saldami na koncie, sprawdzić, które obiekty są już użytkowane, i ustalić, które maszyny wymagają fizycznego spisu. Dzięki temu przed końcem roku wiadomo, ile pracy zostało i kto ją wykona.
Jeśli chcesz, żebyśmy przejrzeli zakres inwentaryzacji inwestycji w toku albo przeprowadzili spis maszyn i urządzeń, napisz do nas. Zakres i czas pracy dobieramy do liczby obiektów i lokalizacji, a wycena jest indywidualna.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
