Przy środkach trwałych cena inwentaryzacji zależy bardziej od stanu ewidencji niż od tego, co i ile trzeba policzyć. Dobrze pokazuje to przykład z naszej praktyki.
Inwentaryzowaliśmy środki trwałe w oddziałach dwóch różnych dużych banków w Polsce. Oba oddziały mieściły się w tej samej galerii handlowej, służyły temu samemu i miały teoretycznie ten sam asortyment. Pierwszy był nowy, a ewidencję prowadzono w nim skrupulatnie. Wszystko znaleźliśmy bez problemu i spis zamknął się bez żadnej rozbieżności.
W drugim oddziale pojawiły się różnice do wyjaśnienia i ten projekt zajął nam prawie dwa razy więcej czasu.
Na papierze to były dwa identyczne zlecenia. W praktyce nakład pracy różnił się prawie dwukrotnie, a za nim wycena. Dlatego nie publikujemy cennika. Liczba pozycji czy powierzchnia mówią o projekcie mniej niż to, w jakim stanie jest ewidencja i co działo się z majątkiem przez ostatnie lata.
Koszt inwentaryzacji środków trwałych zależy przede wszystkim od tego, ile rozbieżności trzeba będzie wyjaśnić. Wpływa na to stan ewidencji, historia zmian w majątku, liczba lokalizacji i dodatkowe wymagania klienta.
Sam spis z natury, czyli policzenie i zidentyfikowanie majątku na miejscu, to mniejsza część pracy. Około dwóch trzecich czasu inwentaryzacji zajmuje wyszukanie, porównanie i wyjaśnienie rozbieżności, czyli nadwyżek i niedoborów względem ewidencji. Parowanie wyniku spisu z ewidencją i zestawienie różnic robimy sami. Przy wyjaśnianiu potrzebujemy dostępu do dokumentów i Twoich pracowników, a rozliczenie różnic w księgach zostaje po stronie firmy.
Gdy ewidencja jest dobrze ułożona, a środki trwałe łatwo znaleźć, spis idzie szybko, a ewentualne różnice wyjaśnia się sprawnie. Gdy ewidencja ma braki, każda niezgodność oznacza szukanie dokumentów, pytania do pracowników i odtwarzanie historii składnika. Tego etapu nie da się pominąć, bo różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ustawy o rachunkowości). Skąd biorą się różnice i jak je wyjaśniać, opisujemy w poradniku o rozbieżnościach inwentaryzacyjnych.
Liczy się nie tylko dzisiejszy stan ewidencji, ale też to, co działo się z majątkiem przez lata. Im więcej przeniesień między pomieszczeniami i lokalizacjami, wymian sprzętu i likwidacji, tym więcej miejsc, w których ewidencja mogła rozjechać się ze stanem faktycznym. Firma, która od lat nie zmienia wyposażenia, i firma, która co roku przenosi zespoły i wymienia sprzęt, mogą mieć podobną liczbę środków trwałych, a zupełnie inny nakład pracy przy spisie.
Każda dodatkowa lokalizacja to osobny harmonogram i osobne rozliczenie wyniku. Majątek rozproszony po wielu pomieszczeniach albo trudno dostępny wydłuża sam spis. Przy kilku lokalizacjach warto też zaplanować spis w zbliżonym terminie, żeby składniki przenoszone między nimi nie zostały policzone dwa razy albo wcale.
Szkoły, przedszkola i uczelnie to szczególny przypadek inwentaryzacji środków trwałych. W szkołach i przedszkolach ewidencja bywa jeszcze papierowa, ma braki i przez lata prowadziło ją kilka osób. Wystarczy, że ktoś raz wpisze składnik błędnie albo coś mu umknie, a błąd powiela się w kolejnych latach i wychodzi dopiero przy inwentaryzacji. Wtedy wyjaśnianie różnic potrafi zająć więcej czasu niż sam spis.
To nie jest zarzut wobec szkół, tylko typowy efekt wielu zmian kadrowych. Przebieg spisu w szkole krok po kroku opisaliśmy w poradniku dla placówek oświatowych, a zakres usługi znajdziesz na stronie inwentaryzacji placówek edukacyjnych.
Część klientów prosi o więcej niż sam spis, na przykład o zdjęcie każdego środka trwałego. To dodatkowa czynność przy każdej pozycji, więc wydłuża pracę i wpływa na cenę. Oznakowanie środków trwałych, czyli naklejenie etykiet z numerami inwentarzowymi, wyceniamy jako osobną usługę. Jak dobrać etykiety i numerację, wyjaśnia poradnik o oznakowaniu środków trwałych.
Pełny zakres usługi i formularz zapytania znajdziesz na stronie inwentaryzacji środków trwałych.
Koszt inwentaryzacji magazynu zależy od tego, jak szybko da się rozpoznać i policzyć każdą pozycję. Decyduje o tym oznaczenie towaru, sposób składowania, okno czasowe i skala magazynu.
Towar z kodem kreskowym lub QR liczy się skanerem, szybko i z małym ryzykiem pomyłki. Towar bez oznaczenia trzeba policzyć ręcznie, a część zważyć. Przy niektórych pozycjach potrzebny jest pracownik klienta, który wyjaśni, co to właściwie jest.
Często zespół inwentaryzacyjny musi wtedy nadać towarowi własne nazewnictwo, żeby dało się go potem sparować z ewidencją. Każdy z tych kroków wydłuża spis, więc im więcej towaru bez oznaczeń, tym dłużej trwa inwentaryzacja.
Inaczej liczy się regały wysokiego składowania, inaczej towar na posadzce, a jeszcze inaczej drobnicę w pojemnikach. Wysokie składowanie wymaga podnośnika i operatora. Zwykle zapewniamy jedno i drugie, chyba że klient woli zrobić to po swojej stronie.
Spis robimy przy wstrzymanej pracy magazynu albo, jeśli magazyn nie może stanąć, poza jego godzinami pracy, czyli nocami, w weekendy lub etapami, strefa po strefie. Okno czasowe decyduje o tym, ilu osób potrzeba, żeby zmieścić spis w wyznaczonych godzinach. Im krótsze okno przy tej samej skali, tym większy zespół musi pracować równolegle.
Kilkaset pozycji na zapleczu to inna skala pracy niż kilkadziesiąt tysięcy SKU w centrum dystrybucyjnym. Do tego dochodzi układ magazynu, czyli liczba stref, rzędów regałów i pięter, oraz liczba obiektów, które trzeba objąć spisem w tym samym terminie.
Tak jak przy środkach trwałych, cenę zmieniają prośby wykraczające poza samo liczenie. Typowy przykład z magazynu to sprawdzenie dat przydatności produktów. Każda taka czynność oznacza dodatkowy krok przy każdej pozycji, więc warto zgłosić ją od razu w zapytaniu.
Inwentaryzacja sklepu to spis towaru w specyficznych warunkach, czyli na sali sprzedaży i na zapleczu, zwykle poza godzinami otwarcia. Działają tu te same czynniki co w magazynie, a dodatkowo liczy się liczba sklepów objętych spisem w tym samym terminie. Zakres usługi opisuje strona inwentaryzacji sklepów detalicznych.
Lista rzeczy do zrobienia przed spisem jest w tekście o tym, jak przygotować magazyn do inwentaryzacji. Pełny zakres usługi znajdziesz na stronie inwentaryzacji stanów magazynowych.
Wycena inwentaryzacji powstaje na podstawie opisu zakresu, a przy bardziej złożonych projektach także wizji lokalnej. Proces wygląda tak.
| Model | Kiedy go stosujemy | Co wiesz przed startem |
|---|---|---|
| Cena za cały projekt | Gdy zakres da się określić z góry, czyli w większości zleceń | Pełny koszt inwentaryzacji |
| Wycena elastyczna | Gdy przed spisem nie da się określić czasu pracy | Stałą podstawę i stawkę za każdą godzinę pracy każdego pracownika |
Wycenę elastyczną stosujemy najczęściej przy zleceniach od syndyków. Majątek upadłej firmy bywa zwieziony do jednego magazynu i nikt nie wie, ile czego tam jest. Tak wyglądał na przykład spis masy upadłościowej sieci zoologicznej, gdzie odtwarzaliśmy stan towaru z 21 punktów zwiezionego do jednego magazynu. Cena podana z góry byłaby w takiej sytuacji zgadywaniem, a model elastyczny pozwala nie przestrzelić w żadną stronę.
Jak taki spis wygląda od strony syndyka, opisuje poradnik o spisie majątku upadłej firmy, a zakres usługi strona inwentaryzacji masy upadłościowej.
W cenie inwentaryzacji jest cały proces od spisu do raportu końcowego, nie tylko samo liczenie.
Osobno wyceniamy oznakowanie środków trwałych i dodatkowe prośby, takie jak zdjęcia każdego składnika czy sprawdzenie dat przydatności.
Najwięcej zależy od ewidencji. Skoro wyjaśnianie rozbieżności zajmuje najwięcej czasu, każda różnica usunięta przed spisem obniża koszt całego projektu.
Duży bałagan w ewidencji zwykle widać już na rozmowie wstępnej, więc warto o jej stanie powiedzieć od razu.
Inwentaryzacja własnym zespołem wydaje się tańsza, bo pracownicy i tak dostają wynagrodzenie. Rachunek zmienia się, gdy policzy się czas, który spędzą przy spisie zamiast przy swoich obowiązkach, i to, kto potem wyjaśni rozbieżności.
Najwięcej pracy wymaga parowanie wyniku z ewidencją i wyjaśnianie różnic. Ten etap wymaga wprawy w odróżnianiu rzeczywistych niedoborów od błędów w ewidencji i od pomyłek przy samym liczeniu. Zespół, który robi to raz w roku, potrzebuje na to zwykle więcej czasu niż zespół, który robi to zawodowo.
Przy małym, jednorazowym spisie własne siły mogą wystarczyć. Przy wielu lokalizacjach albo zaniedbanej ewidencji wyjaśniania jest najwięcej, więc doświadczenie zespołu ma tam największe znaczenie dla czasu i kosztu. Więcej piszemy w artykule o outsourcingu inwentaryzacji.
Najszybciej poznasz koszt inwentaryzacji, przesyłając zapytanie przez formularz kontaktowy. Opisz w nim rodzaj majątku albo towaru, liczbę lokalizacji, preferowany termin, stan ewidencji i ewentualne dodatkowe wymagania. Na tej podstawie przygotujemy ofertę dopasowaną do Twojego projektu.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
