Decyzja o zleceniu inwentaryzacji środków trwałych firmie zewnętrznej pojawia się najczęściej w podobnych okolicznościach: zbliża się koniec roku obrotowego, wewnętrzny zespół jest zajęty zamknięciem ksiąg, a przed firmą stoi konieczność objęcia spisem. Pytania, które wtedy padają, są zazwyczaj te same: czy można przeprowadzenie inwentaryzacji w ogóle oddać na zewnątrz i czy jej wyniki będą honorowane przez audytora?
Odpowiedź na oba pytania brzmi tak. Poniżej wyjaśniamy, kiedy outsourcing inwentaryzacji ma sens, jak wygląda taki projekt w praktyce i czego się spodziewać po współpracy z zewnętrznym zespołem inwentaryzacyjnym.
Tak, zlecenie inwentaryzacji zewnętrznej firmie jest w pełni zgodne z prawem. Ustawa o rachunkowości (art. 26) nakłada obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na kierownika jednostki, ale nie wymaga, aby wykonywali ją własni pracownicy. Odpowiedzialność za przeprowadzenie i rozliczenie spisu pozostaje po stronie kierownika jednostki, natomiast fizyczne przeprowadzenie spisu z natury można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu.
Podobne stanowisko zajmuje Krajowy Standard Rachunkowości nr 11, który wprost dopuszcza udział podmiotów zewnętrznych w procesie inwentaryzacyjnym. Kluczowe jest, aby dokumentacja sporządzona przez zewnętrzny zespół spełniała wymogi formalne: arkusze spisowe muszą być prawidłowo oznaczone, podpisane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych.
Tak, pod warunkiem że dokumentacja jest kompletna i rzetelna. Audytorzy zewnętrzni regularnie pracują z protokołami przygotowanymi przez firmy inwentaryzacyjne. Co więcej, spis wykonany przez niezależny podmiot zewnętrzny bywa przez audytorów oceniany wyżej niż inwentaryzacja przeprowadzona przez własnych pracowników, właśnie dlatego że eliminuje ryzyko stronniczości lub pominięcia niewygodnych rozbieżności.
Jeśli planujesz audyt finansowy lub spodziewasz się kontroli, warto zadbać o to, żeby firma inwentaryzacyjna wystawiła protokół różnic zgodny ze standardami dokumentacyjnymi przewidzianymi przez KSR nr 11.
Outsourcing inwentaryzacji to nie zawsze najlepsze rozwiązanie. Są jednak sytuacje, w których korzystanie z zewnętrznego zespołu jest wyraźnie uzasadnione.
Firma z kilkoma oddziałami rozsianymi po Polsce staje przed konkretnym problemem logistycznym: aby inwentaryzacja była wiarygodna, powinna odbyć się w zbliżonym czasie we wszystkich lokalizacjach. Jeśli spis przeprowadzany jest sekwencyjnie własnymi siłami, pojawia się ryzyko, że środki trwałe zostaną przerejestrowane lub fizycznie przemieszczone między lokalizacjami, zanim zespół dotrze do kolejnego oddziału.
Zewnętrzna firma inwentaryzacyjna może wystawić równoległe zespoły terenowe, które przeprowadzają spis jednocześnie w kilku miejscach. Eliminuje to ryzyko podwójnego zliczenia i znacząco skraca łączny czas realizacji.
Koniec roku obrotowego to dla działów finansów, administracji i IT jeden z najbardziej intensywnych okresów. Angażowanie tych samych osób do inwentaryzacji w październiku i listopadzie oznacza, że albo zamknięcie roku ucierpi, albo spis zostanie przeprowadzony pobieżnie - najprawdopodobniej z błędami, które ujawnią się dopiero przy zestawieniu z ewidencją.
Zlecenie spisu zewnętrznej firmie pozwala odciążyć własny zespół i przeprowadzić obie operacje równolegle, bez kompromisów jakościowych po żadnej ze stron.
Są sytuacje, w których samo zaangażowanie zewnętrznego podmiotu ma wartość niezależnie od skali projektu. Jeśli firma przygotowuje się do audytu zewnętrznego, sprzedaży lub przejęcia, albo dochodzi do zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za majątek, obiektywność wyników inwentaryzacji jest istotna z punktu prawnie-biznesowego.
Zewnętrzny zespół nie jest powiązany z żadnym działem firmy i nie ma interesu w ukrywaniu rozbieżności ani w "wyrównywaniu" wyników. Protokół sporządzony przez niezależny podmiot jest silniejszym dokumentem w razie sporu niż spis wykonany przez pracowników wewnętrznych.
Jednym z częstych powodów do przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji jest sytuacja, w której ewidencja środków trwałych rozeszła się z rzeczywistością. Stare zakupy nieodnotowane w systemie, środki trwałe przeniesione między lokalizacjami bez aktualizacji ewidencji, sprzęt zlikwidowany "nieoficjalnie" - to zjawiska powszechne, szczególnie w firmach, które dynamicznie rosły lub przechodziły reorganizacje.
W takich przypadkach zewnętrzny zespół zaczyna od zera, bez założenia, że to, co jest w systemie, musi być na miejscu. Wynik spisu jest punktem wyjścia do rzeczywistej korekty ewidencji, nie potwierdzeniem stanu z ksiąg.
Gdy firma zamyka oddział, sprzedaje część wyposażenia lub przechodzi przez fuzję i przejęcie, precyzyjne ustalenie stanu majątku w konkretnej lokalizacji jest warunkiem koniecznym do prawidłowego rozliczenia transakcji. Nabywca lub strona przejmująca często wymaga niezależnego spisu jako elementu due diligence.
W takich okolicznościach inwentaryzacja ma charakter jednorazowy i pilny. Zewnętrzna firma może zmobilizować zespół szybciej niż pozwalają na to zasoby wewnętrzne i dostarczyć protokół, który ma wartość dokumentacyjną w kontekście transakcji.
Każdy projekt inwentaryzacyjny wyceniamy indywidualnie. Przed przygotowaniem oferty firma inwentaryzacyjna pyta o kilka kluczowych elementów:
Na tej podstawie firma przygotowuje harmonogram i ofertę. Warto przeprowadzić tę rozmowę możliwie wcześnie - szczególnie w Q4, kiedy kalendarze zespołów inwentaryzacyjnych zapełniają się szybko.
Dobra inwentaryzacja zaczyna się przed fizycznym wejściem zespołu na obiekt. Po stronie klienta konieczne jest:
Po stronie wykonawcy leży przygotowanie arkuszy spisowych lub konfiguracja oprogramowania inwentaryzacyjnego, zaplanowanie trasy spisu z podziałem na strefy oraz - jeśli oznakowanie ma być częścią projektu - przygotowanie etykiet z kodami kreskowymi.
Zespół terenowy przechodzi przez każde pomieszczenie, identyfikuje środki trwałe, weryfikuje ich zgodność z ewidencją i odnotowuje stan faktyczny. Inwentaryzator skanuje kod kreskowy lub QR z etykiety naklejonej na środku trwałym albo ręcznie wprowadza dane do arkusza, jeśli oznakowanie jeszcze nie istnieje.
Równolegle odnotowywane są wszelkie rozbieżności: środki trwałe obecne fizycznie, ale nieujęte w ewidencji, środki ujęte w ewidencji, które nie zostały zlokalizowane, oraz pozycje wymagające dodatkowej weryfikacji ze względu na nieczytelny lub brakujący numer inwentarzowy.
Praca zespołu terenowego przebiega pomieszczenie po pomieszczeniu i nie powoduje zamknięcia biura ani wstrzymania pracy. Większość klientów nie odczuwa żadnego zakłócenia codziennego funkcjonowania firmy.
Po zakończeniu spisu klient otrzymuje:
Raport jest formatowany tak, aby dało się go bezpośrednio zestawić z ewidencją w systemie finansowo-księgowym. Ewentualne wyjaśnienie niedoborów i analiza przyczyn rozbieżności może być elementem uzupełniającym - szczególnie tam, gdzie skala różnic wymaga dodatkowego dochodzenia.
Doświadczony zespół inwentaryzacyjny pracuje metodycznie, pomieszczenie po pomieszczeniu, bez potrzeby wyłączania biura z użytkowania ani angażowania pracowników. Spis w typowym open space z kilkuset środkami trwałymi trwa kilka godzin. Firma funkcjonuje normalnie przez cały czas trwania spisu.
Harmonogram można również dopasować do rytmu pracy klienta. Część projektów realizowana jest po godzinach lub w weekendy, jeśli klientowi zależy na całkowitym wyeliminowaniu ingerencji w bieżące operacje.
Standardem w branży jest podpisywanie umowy o zachowaniu poufności (NDA) przed wejściem na obiekt. Weryfikacja tożsamości członków zespołu terenowego jest możliwa na każdym etapie. Klient może wyznaczyć własnego pracownika, który towarzyszy zespołowi inwentaryzacyjnemu w każdym pomieszczeniu - w praktyce taka osoba pomaga też przy identyfikacji środków trwałych, które nie mają czytelnego oznakowania.
Zlecenie inwentaryzacji środków trwałych firmie zewnętrznej jest zarówno prawnie dopuszczalne, jak i operacyjnie uzasadnione w wielu sytuacjach. Szczególnie wtedy, gdy firma ma wiele lokalizacji, własny zespół jest przeciążony w sezonie Q4.
Dobra zewnętrzna inwentaryzacja nie jest skomplikowana logistycznie dla klienta. Wymaga przygotowania dostępu i udostępnienia rejestru - resztą zajmuje się wykonawca, dostarczając na końcu protokół różnic i raport gotowy do przekazania do księgowości lub audytora.
Planujesz inwentaryzację środków trwałych? Skontaktuj się z nami. Po krótkim opisie projektu przygotujemy wycenę dopasowaną do zakresu.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
