Remanent - co to jest i czym różni się od spisu z natury

Jeśli prowadzisz pełne księgi, przejdź od razu do sekcji "Czy firma na pełnych księgach robi remanent?" i "Jak przeprowadzić spis zapasów w dużej firmie, krok po kroku". Sekcje o księdze przychodów i rozchodów pokazują, skąd bierze się samo pojęcie remanentu.

Co to jest remanent?

Remanent to ustalenie, ile zapasów firma faktycznie ma na dzień spisu, i wycena tych zapasów. Spisuje się towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady. Wynik porównuje się z ewidencją magazynową i księgami. Pełny opis czynności znajdziesz w artykule o spisie z natury.

Arkusz spisowy zawiera m.in. nazwę firmy, datę, numer pozycji, nazwę składnika, jednostkę, ilość, cenę, wartość, łączną wartość spisu, klauzulę "Spis zakończono na pozycji..." oraz podpis właściciela (wspólników). Tak wygląda jego fragment z wyceną (dane przykładowe):

Zasady wyceny w księdze przychodów i rozchodów wynikają z rozporządzenia o podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz z praktyki opisanej na Biznes.gov.pl:

• Towary i materiały wycenia się według ceny zakupu albo niższej ceny rynkowej z dnia spisu, a wyroby własne według kosztu wytworzenia.
• Podatnik czynny w VAT, który odlicza podatek, wycenia towary w cenach netto. Pozostali wyceniają w cenach brutto, bo VAT jest dla nich kosztem.
• Cenę zakupu można podwyższyć o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.
• Odpady wycenia się według oszacowanej przydatności, a towary obce ujmuje się tylko ilościowo, bez wyceny.
• Gdy wycena jest niższa od ceny zakupu, przy pozycji podaje się także jednostkową cenę zakupu.
• Gdy na dzień spisu nie ma żadnych składników, do księgi wpisuje się wartość 0 zł.

Nazwa "remanent" zmienia się w zależności od dnia spisu i powodu jego sporządzenia:

Czym różni się remanent od spisu z natury i inwentaryzacji?

Remanent i spis z natury opisują podobną czynność: policzenie i wycenę składników majątku na dany dzień, ale o różnym zakresie. Remanent kojarzy się z zapasami, a spis z natury w ustawie o rachunkowości obejmuje też środki trwałe i gotówkę. Inwentaryzacja jest pojęciem nadrzędnym, a spis z natury jedną z jej trzech metod. Przegląd metod znajdziesz w tekście o rodzajach inwentaryzacji.

Najważniejsze różnice w jednej tabeli:

Trzeci zakres, spis z natury w VAT przy likwidacji, opisujemy w sekcji o remanencie likwidacyjnym.

Czy firma na pełnych księgach robi remanent?

To zależy od formy prawnej i od podatku. W podatku dochodowym remanent dotyczy księgi przychodów i rozchodów, więc spółka kapitałowa na pełnych księgach go nie robi. Ma za to obowiązek inwentaryzacji z ustawy o rachunkowości. Spis w VAT przy likwidacji dotyczy natomiast spółek osobowych, także tych, które prowadzą pełne księgi. Księgę przychodów i rozchodów mogą prowadzić m.in. osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Dla każdego składnika majątku ustawa o rachunkowości wskazuje jedną z trzech metod:

Przykład (dane przykładowe): spółka z o.o. z hurtownią, flotą kilkunastu samochodów i kilkuset kontrahentami kończy rok. Magazyn i auta liczy komisja (spis z natury), saldo rachunku potwierdza bank, kontrahentom rozsyła się potwierdzenia sald, a umowy leasingu i zobowiązania weryfikuje księgowość. Taki komplet to inwentaryzacja, a sam spis magazynu jest tylko jej częścią. Jak ustawa przypisuje metody do składników majątku, opisujemy w artykule co o inwentaryzacji mówi prawo.

Remanent likwidacyjny - VAT czy inwentaryzacja?

Ten sam moment, czyli koniec działalności, uruchamia dwa różne obowiązki, zależnie od formy prawnej.

Kto robi spis w VAT:

• wspólnicy rozwiązywanej spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej,
• osoby fizyczne kończące działalność oraz przedsiębiorstwo w spadku (także po wygaśnięciu zarządu sukcesyjnego),
• osoby, które przez co najmniej 10 miesięcy nie wykonują czynności opodatkowanych (bez zawieszenia działalności).

Spisu w VAT nie robią spółki z o.o., proste spółki akcyjne i spółki akcyjne. Jednostki na pełnych księgach, w tym spółki kapitałowe, mają natomiast obowiązek inwentaryzacji z ustawy o rachunkowości.

Przykład: ile VAT wynika z remanentu likwidacyjnego?

Podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów (a gdy jej nie ma, koszt wytworzenia), a stawka to ta, która obowiązuje dla danego towaru (Biznes.gov.pl). Załóżmy (dane przykładowe), że rozwiązywana spółka jawna ma w magazynie towary o cenie nabycia 80 000 zł netto i materiały za 20 000 zł netto, wszystko w stawce 23%, a przy zakupie przysługiwało odliczenie VAT.

Jeśli spółka rozlicza VAT miesięcznie i kończy działalność 31 marca, 23 000 zł wykazuje w deklaracji za marzec. Informację o spisie składa najpóźniej w dniu złożenia tej deklaracji, czyli co do zasady do 25 kwietnia. Dostawa tych towarów w ciągu 12 miesięcy od zaprzestania działalności jest zwolniona z VAT, jeśli podatek ze spisu został rozliczony.

Jeśli przed likwidacją sprzedasz lub wycofasz wszystkie towary, spis w VAT wyniesie 0 zł i podatek należny nie powstanie, ale informację o takim spisie nadal składasz w urzędzie skarbowym. Zaprzestanie czynności zgłoś też na formularzu VAT-Z w ciągu 7 dni.

Co z tym robi spółka z o.o. albo S.A.?

Dla spółki kapitałowej w likwidacji liczy się pełna inwentaryzacja na zamknięcie, która obejmuje znacznie więcej niż towary. Czy po likwidacji spółki powstaje VAT od majątku, który został w jednostce, ustal z doradcą podatkowym, bo zależy to od okoliczności.

Dla spółki w likwidacji praktyczny przebieg wygląda tak:

1. Ustal dzień poprzedzający postawienie spółki w stan likwidacji. Na ten dzień ustawa wymaga inwentaryzacji.
2. Wydaj zarządzenie o inwentaryzacji i powołaj komisję. Osoby, które znają magazyn i środki trwałe, wskaż z wyprzedzeniem.
3. Policz zapasy i środki trwałe we wszystkich lokalizacjach, a do banków i kontrahentów wyślij prośby o potwierdzenie sald.
4. Zweryfikuj pozostałe pozycje w księgach (zobowiązania, wartości niematerialne, grunty).
5. Sporządź protokół różnic i rozlicz go w księgach.

Jeśli likwidacja wiąże się z upadłością, zobacz też artykuł o inwentaryzacji masy upadłościowej.

Do kiedy sporządzić remanent i spis z natury?

W księdze przychodów i rozchodów remanent robi się na 31 grudnia, a wycenę trzeba wykonać najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Arkusze spisowe nie trafiają do urzędu skarbowego, a wartość remanentu wpisuje się do księgi.

W księgach rachunkowych inwentaryzację robi się na ostatni dzień roku obrotowego, ale ustawa dopuszcza okno. Większość składników można spisać lub uzgodnić, zaczynając najwcześniej 3 miesiące przed końcem roku i kończąc do 15 dnia następnego roku. Dla roku kalendarzowego to okres od 1 października do 15 stycznia.

Jak spis w listopadzie przekłada się na stan na 31 grudnia?

Stan na dzień bilansowy ustala się, uwzględniając obroty od daty spisu. Przykład (dane przykładowe): komisja zakończyła spis towaru A 20 listopada i naliczyła 1 200 szt. Od 21 listopada do 31 grudnia do magazynu przyjęto 300 szt., a wydano 450 szt.

Stan na 31 grudnia: 1 200 + 300 - 450 = 1 050 szt.

Takie przeliczenie pozwala uniknąć spisu w sylwestra, ale wymaga rzetelnej ewidencji przyjęć i wydań po dacie spisu.

Co jest poza oknem?

Gotówka, papiery wartościowe, produkcja w toku oraz materiały i towary odpisywane w koszty przy zakupie lub wytworzeniu: ich stan ustala się na dzień bilansowy. Spis kasy w listopadzie nie wystarczy.

Odrębne częstotliwości spisu

Dla części składników ustawa przewiduje inny rytm niż coroczny spis:

• zapasy w strzeżonych składowiskach objęte ewidencją ilościowo-wartościową można spisywać raz w ciągu 2 lat,
• budynki, budowle i środki trwałe na terenie strzeżonym spisuje się raz w ciągu 4 lat,
• zapasy objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego spisuje się co roku.

W latach bez spisu składnik nadal trzeba uzgadniać z ewidencją, zwykle przez weryfikację dokumentów. Dla firmy z wieloma lokalizacjami rytm 2- i 4-letni może obniżyć koszt spisu, ale trzeba udokumentować, że teren jest strzeżony i że składnik objęto wymaganą ewidencją. Plan prac krok po kroku pokazuje harmonogram inwentaryzacji rocznej.

Jak remanent wpływa na dochód i wynik?

Księga przychodów i rozchodów

U osób fizycznych i wspólników spółek osobowych różnica między remanentem końcowym a początkowym koryguje dochód. Rosnące zapasy zwiększają dochód, malejące go obniżają. Wartość remanentu wpisuje się do księgi, a w pliku JPK_PKPiR widzi ją urząd. Plik przekazują podatnicy objęci tym obowiązkiem (od 2026 roku rozliczający JPK_V7M, od 2027 pozostali), a szczegóły opisujemy w artykule remanent w JPK_PKPiR.

Uproszczony przykład (dane przykładowe, tylko handel towarami, bez pozostałych kosztów): firma kupiła w ciągu roku towary za 1 000 000 zł i sprzedała za 1 500 000 zł.

Różnica 100 000 zł to dokładnie wzrost zapasów. Towar zakupiony, ale jeszcze niesprzedany, nie jest kosztem roku, więc nie obniża dochodu.

Spółka na pełnych księgach

Na pełnych księgach wynik nie jest korygowany wpisem remanentu: zapasy są w ewidencji na bieżąco, a inwentaryzacja koryguje ich stan o różnice. Niesprzedany zapas nie jest kosztem także tutaj, tylko technicznie rozlicza się to inaczej. Różnice ujmuje się w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji (ustawa o rachunkowości).

Przykład różnicy (dane przykładowe): ewidencja pokazuje 1 000 szt. towaru po 40 zł, a komisja naliczyła 985 szt.

Najpierw trzeba ustalić przyczynę: błąd w dokumentach, ubytek naturalny, kradzież. Od niej zależy ujęcie w księgach. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki niedobór mieszczący się w normach ubytków zwykle zalicza się do kosztów, niedobór zawiniony obciąża osobę odpowiedzialną jako należność od niej, a nadwyżkę po wyjaśnieniu przyczyny ujmuje się jako przychód.

Jak przeprowadzić spis zapasów w dużej firmie, krok po kroku

W firmie z kilkoma magazynami i tysiącami pozycji spis to projekt, a najwięcej pracy zajmuje wyjaśnianie różnic, a nie samo liczenie. Skąd biorą się rozbieżności i jak je tłumaczyć, opisuje artykuł o rozbieżnościach inwentaryzacyjnych.

1. Zarządzenie i komisja. Wydaj zarządzenie o inwentaryzacji i powołaj komisję niezależną od osób materialnie odpowiedzialnych za dany magazyn.
2. Instrukcja inwentaryzacyjna. Podziel magazyny na strefy, wyznacz zespoły liczące i opisz zasady wyceny oraz oznaczania policzonych pozycji.
3. Zamrożenie ruchów. Na czas liczenia wstrzymaj przyjęcia i wydania w danej strefie albo ewidencjonuj je osobno.
4. Liczenie. Policz pozycje i wpisz wynik na arkusze spisowe. Kody kreskowe i czytniki skracają samo liczenie, ale nie zastępują wyjaśniania różnic.
5. Wycena i porównanie. Przelicz ilości na wartość według zasad z polityki rachunkowości i porównaj wynik z ewidencją. Różnice trafiają do protokołu różnic.
6. Wyjaśnienie i rozliczenie. Wyjaśnij przyczyny różnic razem z księgowością i kierownikiem jednostki, a następnie ujmij je w księgach roku inwentaryzacji.

Gdy zespół wewnętrzny nie ma na to zasobów, pomaga outsourcing inwentaryzacji.

Trzy typowe błędy

Utożsamienie remanentu z całą inwentaryzacją. Firma spisuje magazyn, a potwierdzeń sald z kontrahentami ani weryfikacji pozycji niematerialnych w ogóle nie planuje. W dokumentach wygląda to na kompletną inwentaryzację, a obejmuje ułamek obowiązku.

Wycena brutto przez czynnego podatnika VAT. Firma wycenia zapasy w cenach z VAT, choć odlicza podatek. Remanent końcowy jest zawyżony o kwotę VAT (przy stawce 23% o 23% wartości netto), więc dochód tego roku wychodzi za wysoki.

Spis bez wyceny i klauzuli końcowej. Arkusz bez wyceny, klauzuli "Spis zakończono na pozycji..." i podpisu właściciela (wspólników) nie spełnia wymogów rozporządzenia. Wycenę trzeba wykonać w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.

Następne kroki

Przed końcem roku warto zrobić cztery rzeczy (tabela metod jest w sekcji o firmach na pełnych księgach):

• Sprawdzić, czy dla każdej kategorii aktywów masz przypisaną metodę i termin.
• Ujednolicić nazewnictwo w dokumentach firmy (remanent czy inwentaryzacja), żeby spis magazynu nie uchodził za całą inwentaryzację.
• Wyznaczyć komisję i dni spisu w październiku lub listopadzie, żeby było miejsce na przeliczenie obrotów.
• Zarezerwować czas na wyjaśnienie różnic przed zamknięciem ksiąg.

Jak firma inwentaryzacyjna może pomóc?

Przeprowadzamy spisy z natury zapasów i środków trwałych, a także przygotowujemy dokumentację inwentaryzacyjną i protokoły różnic. Jeśli planujesz spis zapasów w ostatnim kwartale albo musisz zamknąć działalność jednostki, zobacz usługę inwentaryzacji magazynów albo inwentaryzacji środków trwałych lub skontaktuj się z nami. Zakres i warunki ustalamy po rozmowie, a wycena jest indywidualna.

Najczęściej zadawane pytania