Inne etykiety sprawdzą się na laptopach i meblach biurowych, a inne na maszynach przemysłowych czy wyposażeniu magazynu. Jak wybrać odpowiedni materiał i klej, aby etykieta nie odkleiła się, nie uległa uszkodzeniu i pozostała czytelna przez cały okres użytkowania sprzętu? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.
Nie ma jednego rodzaju etykiety, który sprawdzi się na wszystkich środkach trwałych. Najważniejsze jest dopasowanie oznaczenia do powierzchni, na której zostanie umieszczone, oraz warunków, w jakich będzie użytkowany sprzęt.
Przed wyborem etykiet do oznaczania środków trwałych warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:
Przykładowo oznaczenie na metalowej obudowie maszyny produkcyjnej będzie narażone na inne czynniki niż etykieta umieszczona na biurku. Z kolei sprzęt komputerowy jest często przenoszony, dotykany i czyszczony, dlatego również wymaga odpowiednio trwałych oznaczeń.
Właściwy dobór etykiety już na etapie znakowania majątku pozwala ograniczyć problemy z nieczytelnymi numerami inwentarzowymi czy odklejającymi się naklejkami podczas kolejnych inwentaryzacji.
Do oznaczania laptopów, monitorów, drukarek i innych urządzeń elektronicznych szczególnie dobrze nadają się srebrne etykiety poliestrowe, często określane jako etykiety znamionowe.
Poliester jest bardziej odporny na wilgoć, rozdarcia i uszkodzenia mechaniczne niż standardowy papier. Dzięki temu sprawdza się przy długotrwałym oznaczaniu sprzętu, który jest regularnie użytkowany, przenoszony i czyszczony.
Etykiety na sprzęt komputerowy powinny być stosunkowo niewielkie, ale jednocześnie zapewniać wystarczającą powierzchnię do umieszczenia numeru inwentarzowego, kodu kreskowego lub kodu QR.
Ważne jest również miejsce naklejenia oznaczenia. Najlepiej wybrać gładką część obudowy, która nie nagrzewa się nadmiernie i nie jest narażona na intensywne tarcie. Należy przy tym unikać zakrywania otworów wentylacyjnych, złączy oraz oznaczeń producenta.
W przypadku sprzętu często dezynfekowanego warto dodatkowo sprawdzić odporność etykiety i nadruku na stosowane środki czyszczące.
Przykładowo srebrne etykiety poliestrowe Avery są wodoodporne, odporne na zabrudzenia, promieniowanie UV i temperatury od -40°C do +150°C. Do oznaczeń wykonywanych ręcznie można natomiast stosować tabliczki inwentaryzacyjne w poręcznych bloczkach, które są również odporne na środki czyszczące i dezynfekujące.
Biurka, szafy, krzesła, regały czy wyposażenie sal lekcyjnych również wymagają odpowiedniego oznakowania w ramach ewidencji majątku.
W ich przypadku najważniejszą kwestią jest rodzaj powierzchni. Gładki laminat, lakierowane drewno, metal i tworzywa sztuczne mogą wymagać zastosowania różnych klejów.
Na gładkich powierzchniach, w suchych pomieszczeniach, można stosować standardowe etykiety samoprzylepne. Jeśli jednak oznaczenie ma pozostać czytelne przez wiele lat, warto postawić na trwałe etykiety foliowe.
Większej uwagi wymagają powierzchnie nierówne, chropowate lub zakrzywione. W takich przypadkach warto wybrać etykiety z klejem o zwiększonej przyczepności, a przed oznakowaniem większej liczby przedmiotów przeprowadzić test.
Przykładem materiałów przeznaczonych do trudniejszych podłoży są etykiety Triple Bond, których klej na bazie kauczuku zapewnia zwiększoną przyczepność do wielu powierzchni, również nierównych.
Równie ważne jest odpowiednie umiejscowienie oznaczenia. Etykieta powinna być łatwo dostępna podczas spisu z natury, ale jednocześnie zabezpieczona przed przypadkowym uszkodzeniem. Na biurkach można umieszczać ją pod blatem, blisko krawędzi, a na szafach czy regałach - na bocznej ściance.
Oznaczanie maszyn produkcyjnych, urządzeń warsztatowych i wyposażenia technicznego wymaga zastosowania etykiet o wysokiej wytrzymałości. W warunkach przemysłowych oznaczenia są często narażone na kontakt z wodą, olejami, smarami i substancjami chemicznymi, a także na zabrudzenia, promieniowanie UV oraz skrajne temperatury.
Do takich zastosowań warto wybierać specjalistyczne etykiety przemysłowe wykonane z wytrzymałych materiałów foliowych, które zapewniają trwałość oznaczeń nawet w wymagającym środowisku pracy.
Przykładem są etykiety polietylenowe Ultra Resistant, przeznaczone do trwałego oznaczania maszyn, urządzeń przemysłowych oraz środków trwałych. Wykonane z elastycznej folii polietylenowej bez PVC, są odporne na wodę, oleje, zabrudzenia, promieniowanie UV oraz temperatury od -40°C do +150°C. Dzięki bardzo mocnemu klejowi dobrze przylegają do metalu, tworzyw sztucznych, szkła i innych wymagających powierzchni, również wewnątrz i na zewnątrz pomieszczeń.
Podczas znakowania maszyn warto pamiętać także o prawidłowym umiejscowieniu etykiety. Oznaczenie powinno znajdować się w miejscu łatwo dostępnym podczas inwentaryzacji, ale nienarażonym na bezpośredni kontakt z ruchomymi elementami urządzenia. Nie należy również zakrywać fabrycznych tabliczek znamionowych ani oznaczeń związanych z bezpieczeństwem.
Istotne jest także rozróżnienie temperatury użytkowania etykiety od temperatury jej aplikacji. Przed oznakowaniem sprzętu warto sprawdzić zalecenia producenta i odpowiednio przygotować powierzchnię, aby zapewnić trwałe przyleganie.
W magazynach oznakowaniu podlegają zarówno środki trwałe, jak i różnego rodzaju wyposażenie, np. regały, wózki transportowe czy urządzenia techniczne.
Etykiety magazynowe są często narażone na kurz, wilgoć, zabrudzenia oraz przypadkowe uszkodzenia. Dlatego warto stosować trwałe, wodoodporne etykiety foliowe, odporne na rozdarcia i ścieranie.
Dobrym rozwiązaniem mogą być materiały poliestrowe typu Heavy Duty, przeznaczone do wymagających zastosowań. Przykładowo białe etykiety poliestrowe Avery są odporne na wodę, oleje, zabrudzenia, promieniowanie UV oraz temperatury od -20°C do +80°C. Posiadają trwały klej i nadają się do oznaczania gładkich powierzchni, m.in. metalu i tworzyw sztucznych.
Jeśli podczas inwentaryzacji wykorzystywane są czytniki kodów kreskowych, szczególne znaczenie ma czytelność oznaczenia. Etykiety powinny mieć odpowiednią wielkość i znajdować się w miejscu umożliwiającym wygodne skanowanie.
Warto również pamiętać, że etykiety identyfikujące środki trwałe pełnią inną funkcję niż oznaczenia lokalizacji magazynowych. Choć mogą wyglądać podobnie, w systemie ewidencji odpowiadają za identyfikację różnych elementów.
Urządzenia techniczne, maszyny, kontenery czy elementy infrastruktury użytkowane na zewnątrz wymagają oznaczeń odpornych na zmienne warunki atmosferyczne. Etykiety inwentaryzacyjne stosowane w takich miejscach muszą zachować przyczepność i czytelność pomimo kontaktu z deszczem, wilgocią, promieniowaniem UV oraz wysokimi i niskimi temperaturami.
Do takich zastosowań warto wybierać specjalistyczne etykiety foliowe odporne na warunki atmosferyczne, które są znacznie trwalsze od standardowych etykiet papierowych.
Dobrym rozwiązaniem są etykiety Heavy Duty, wykonane z wytrzymałej folii poliestrowej. Są wodoodporne, odporne na oleje, zabrudzenia, promieniowanie UV oraz temperatury od -20°C do +80°C. Dostępne w kolorze białym i żółtym, umożliwiają tworzenie trwałych oznaczeń środków trwałych, urządzeń technicznych czy wyposażenia znajdującego się na zewnątrz. Żółte etykiety sprawdzą się szczególnie tam, gdzie oznaczenia powinny być dobrze widoczne, np. na sprzęcie budowlanym, regałach zewnętrznych czy elementach infrastruktury.
W przypadku jeszcze bardziej wymagających warunków warto rozważyć etykiety Ultra Resistant, wykonane z elastycznej folii polietylenowej. Wyróżniają się bardzo mocnym klejem, odpornością na wodę, promieniowanie UV, środki czyszczące, rozpuszczalniki oraz temperatury od -40°C do +150°C. Dzięki elastyczności i wysokiej przyczepności nadają się również do oznaczania trudniejszych powierzchni, np. kontenerów, urządzeń przemysłowych czy wyposażenia wykorzystywanego na otwartej przestrzeni.
Przy wyborze etykiet do zastosowań zewnętrznych warto uwzględnić nie tylko odporność materiału, ale również trwałość nadruku i rodzaj powierzchni. Przed oznakowaniem większej liczby środków trwałych zaleca się sprawdzenie parametrów technicznych wybranego produktu oraz wykonanie próby przyczepności.
W przypadku wartościowego sprzętu elektronicznego, urządzeń technicznych czy wyposażenia wymagającego dodatkowej kontroli można zastosować etykiety zabezpieczające przed niezauważonym usunięciem lub przeniesieniem oznaczenia.
Dostępne są m.in. dwa rozwiązania:
Takie oznaczenia są przydatne wszędzie tam, gdzie ważna jest możliwość rozpoznania próby manipulacji etykietą.
W przypadku technologii NoPeel mechanizm zabezpieczenia wynika ze specjalnej konstrukcji folii, która rozpada się podczas próby usunięcia. Są przeznaczone m.in. do znakowania środków trwałych i wartościowego wyposażenia.
Nie zastępują one jednak fizycznego zabezpieczenia sprzętu ani odpowiednich procedur kontroli majątku.
Wybór odpowiedniego materiału zależy przede wszystkim od warunków użytkowania i oczekiwanej trwałości oznaczenia.
Etykiety papierowe to ekonomiczne rozwiązanie, które może sprawdzić się przy oznaczeniach tymczasowych, szczególnie w suchych pomieszczeniach.
Z kolei etykiety foliowe, zwłaszcza poliestrowe, są zazwyczaj bardziej odporne na wilgoć, rozdarcia i inne uszkodzenia mechaniczne. Dlatego częściej wybiera się je do długotrwałego oznaczania majątku firmy.
Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice i przykładowe zastosowania.
| Rodzaj etykiety | Zalecane zastosowanie | Najważniejsza zaleta |
|---|---|---|
| Papierowa | Tymczasowe oznaczenia w suchych pomieszczeniach | Ekonomiczne rozwiązanie |
| Srebrna poliestrowa | Laptopy, komputery, monitory, sprzęt biurowy | Trwałość i estetyka |
| Wodoodporna foliowa | Magazyny, regały, wyposażenie techniczne | Odporność na wilgoć |
| Foliowa z mocnym klejem | Maszyny, nierówne i wymagające powierzchnie | Zwiększona przyczepność |
| VOID | Sprzęt wymagający kontroli ingerencji | Widoczny ślad odklejenia |
| NoPeel | Wartościowe urządzenia i wyposażenie | Rozpad etykiety podczas usuwania |
Przy porównywaniu materiałów warto korzystać ze specyfikacji konkretnych produktów, ponieważ rodzaj folii, kleju i technologii druku może znacząco wpływać na parametry gotowej etykiety.
Podczas inwentaryzacji coraz częściej wykorzystuje się etykiety zawierające nie tylko numer inwentarzowy, ale również kod kreskowy Code 128 lub kod QR, umożliwiający szybką identyfikację sprzętu.
Aby oznaczenia działały prawidłowo, ważny jest zarówno dobór materiału, jak i jakość nadruku. Warto również zwrócić uwagę na format i wielkość etykiety, które powinny być dopasowane do rozmiaru kodu oraz powierzchni znakowanego przedmiotu.
Do przygotowania takich oznaczeń można wykorzystać etykiety do kodów QR, dostępne w różnych rozmiarach i formatach, przeznaczone do samodzielnego zadruku. Pozwalają one przygotować czytelne oznaczenia zawierające kody QR, które mogą ułatwić identyfikację i ewidencjonowanie wyposażenia podczas inwentaryzacji.
Jak podkreśla Zuzanna Lewandowska-Piec, specjalista w Avery Zweckform: „W przypadku etykiet inwentaryzacyjnych kluczowe znaczenie mają nie tylko odporność materiału i właściwie dobrany klej, ale także trwałość oraz czytelność nadruku. Szczególnie przy oznaczeniach z kodami kreskowymi należy zadbać o odpowiedni kontrast i wymiary kodu. Dopiero połączenie tych parametrów pozwala uzyskać oznaczenie, które będzie niezawodnie spełniało swoją funkcję podczas kolejnych inwentaryzacji”.
Przed rozpoczęciem seryjnego drukowania warto przygotować próbne etykiety i sprawdzić, czy kody można bez problemu odczytać za pomocą urządzeń wykorzystywanych podczas spisu z natury.
Dobrym rozwiązaniem jest również umieszczenie na etykiecie numeru inwentarzowego w postaci czytelnego tekstu. Dzięki temu możliwa będzie identyfikacja środka trwałego nawet wtedy, gdy skanowanie kodu okaże się niemożliwe.
Nawet najlepszy materiał nie zapewni odpowiedniej trwałości, jeśli etykieta zostanie naklejona na nieprzygotowaną powierzchnię.
Przed aplikacją należy usunąć kurz, tłuszcz i zabrudzenia, a następnie dokładnie osuszyć podłoże.
Ważne jest również przestrzeganie temperatury aplikacji zalecanej przez producenta. Po przyklejeniu etykietę należy równomiernie docisnąć i, jeśli wymaga tego zastosowany klej, zapewnić odpowiedni czas do osiągnięcia pełnej przyczepności.
W przypadku powierzchni nierównych, porowatych lub wykonanych z nietypowych materiałów zaleca się wcześniejsze przeprowadzenie testu.
Dobrze przygotowana powierzchnia i odpowiednio dobrany klej to podstawa trwałego oznakowania środków trwałych.
Wybór odpowiedniej etykiety inwentaryzacyjnej powinien zależeć przede wszystkim od rodzaju powierzchni, warunków użytkowania i oczekiwanej trwałości oznaczenia.
Do laptopów, komputerów i innych urządzeń biurowych dobrze sprawdzają się etykiety poliestrowe. W magazynach i zakładach przemysłowych warto stosować materiały odporne na wodę, zabrudzenia, ścieranie i zmiany temperatur. Natomiast do sprzętu wymagającego dodatkowej kontroli można wykorzystać etykiety zabezpieczające VOID lub NoPeel.
Najważniejsza zasada jest prosta: materiał etykiety dobieramy do warunków użytkowania, klej do rodzaju powierzchni, a nadruk do sposobu identyfikacji środka trwałego.
Dobrze dobrane oznaczenia ułatwiają zarządzanie majątkiem firmy, usprawniają inwentaryzację i pozwalają uniknąć problemów związanych z nieczytelnymi lub uszkodzonymi identyfikatorami.
Jesteśmy specjalistami od inwentaryzacji i doskonale rozumiemy, jak ważne są dokładne dane dla Twojego biznesu. Potrzebujesz pomocy, porady lub konsultacji? Chętnie Ci pomożemy. Daj nam znać, jak możemy pomóc w zarządzaniu Twoim inwentarzem i zapewnić Ci pełną kontrolę nad danymi.
