Inwentaryzacja stanów magazynowych

Kiedy działać

Kiedy warto przeprowadzić inwentaryzację stanów magazynowych?

Każda z tych sytuacji to sygnał, że czas na inwentaryzację.

Zamknięcie roku obrotowego

Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek inwentaryzacji zapasów. Corocznie lub, dla strzeżonych składowisk objętych ewidencją ilościowo-wartościową, raz na 2 lata.

Przygotowanie do audytu

Audytorzy weryfikują zgodność stanu ewidencyjnego z rzeczywistym stanem magazynu. Profesjonalny spis z natury eliminuje ryzyko zastrzeżeń przed badaniem sprawozdania.

Rozbieżności stanów w systemie

Gdy stan w systemie WMS lub ERP przestaje odzwierciedlać rzeczywistość, czas przywrócić wiarygodność ewidencji.

Zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej

Każda zmiana kierownika magazynu wymaga formalnego rozliczenia stanów z osobą materialnie odpowiedzialną za powierzone mienie.

Zmiana lub wdrożenie systemu ERP/WMS

Migracja danych to moment, w którym rozbieżności inwentaryzacyjne mogą się skumulować. Spis z natury przed wdrożeniem daje wiarygodny punkt startowy.

Sprzedaż firmy lub zmiana właściciela

Rzetelna inwentaryzacja stanów magazynowych to podstawa wyceny zapasów przy sprzedaży, fuzji lub przejęciu.

Najczęstszy problem

Niedobory i straty magazynowe

Narastające niedobory mogą wynikać z błędów przyjęć, przesunięć między lokalizacjami, ubytków naturalnych lub zaniedbań osób odpowiedzialnych. Profesjonalna inwentaryzacja ustala rzeczywisty stan i dostarcza podstawę do rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej.

Własny zespół czy firma zewnętrzna

Inwentaryzację magazynu można przeprowadzić samodzielnie. Warto wiedzieć, z czym się to wiąże.

Kluczowa różnica: obiektywizm i skala doświadczenia.

Samodzielnie Inwentaryzacja własnym zespołem

✕ Własny kierownik magazynu nie może wchodzić w skład komisji inwentaryzacyjnej. Bez jego wiedzy o terenie i asortymencie spis trwa znacznie dłużej.
✕ Przy tysiącach pozycji SKU ryzyko błędów liczenia i błędnego przyporządkowania towaru rośnie znacząco.
✕ Spis angażuje cały zespół operacyjny, magazyn często musi zostać zatrzymany lub spowolniony.
✕ Wynik spisu trudny do sparowania z ewidencją magazynową.
✕ Brak obiektywizmu przy rozliczaniu niedoborów.

Rekomendowane Inwentaryzacja z Inwentaryzujemy.pl

✓ Komisja inwentaryzacyjna niezależna od osób materialnie odpowiedzialnych. Pracownicy magazynu wspierają spis jako przewodnicy po terenie i asortymencie, nie jako członkowie komisji.
✓ Doświadczenie przy tysiącach pozycji SKU z użyciem czytników kodów kreskowych i kolektorów danych dopasowanych do specyfiki magazynu.
✓ Harmonogram dopasowany do okna czasowego. Wieczorami, w weekendy lub etapami, bez zatrzymania operacji.
✓ Wynik inwentaryzacji sparowany z ewidencją magazynową, gotowy do przekazania audytorowi.
✓ Obiektywna analiza niedoborów i nadwyżek z identyfikacją przyczyny.

Gdzie działamy

Jakie magazyny i obiekty obsługujemy?

Każdy magazyn rządzi się innymi prawami. Dopasowujemy metodologię spisu do specyfiki Twojego obiektu.

Magazyny wysokiego składowania

Praca w układzie lokalizacyjnym, spis strefami lub rzędami regałów z uwzględnieniem specyfiki składowania paletowego.

Hale produkcyjne i fabryki

Inwentaryzacja surowców, półproduktów i wyrobów gotowych z uwzględnieniem produkcji w toku i materiałów w różnych fazach procesu.

Magazyny przy sklepach i sieciach detalicznych

Spis towaru handlowego w zapleczach sklepowych. Wiele lokalizacji jednocześnie, bez zakłócania sprzedaży.

Zaplecza serwisowe i części zamienne

Inwentaryzacja części zamiennych, narzędzi i materiałów eksploatacyjnych. Często tysiące drobnych pozycji wymagających dokładnej identyfikacji.

Magazyny logistyczne i centra dystrybucji

Duża skala, wysoka rotacja towaru, praca w oknie czasowym. Organizujemy spis tak, żeby nie kolidował z bieżącą dystrybucją.

Magazyny branży spożywczej i przemysłowej

Spis towarów z datami ważności, partiami produkcyjnymi lub specjalnymi wymaganiami składowania. Dopasowujemy metodologię do charakterystyki asortymentu.

Proces

Jak przebiega inwentaryzacja stanów magazynowych?

Przejrzysty proces. Od pierwszego kontaktu po gotowy raport.

1

Krok 1

Zapytanie i pierwsza odpowiedź

Po przesłaniu zapytania wracamy z pytaniami doprecyzowującymi zakres w ciągu 24 godzin, aby wycena była dokładna i dopasowana do projektu.

2

Krok 2 · opcjonalny

Wizja lokalna

Przy bardziej złożonych projektach organizujemy wizytę na miejscu, pozwala to przygotować wycenę precyzyjnie dopasowaną do specyfiki projektu.

3

Krok 3

Analiza i harmonogram

Ustalamy zakres, lokalizacje, liczbę pozycji SKU i okno czasowe dopasowane do rytmu pracy magazynu. Spis nie zatrzymuje operacji.

4

Krok 4

Przygotowanie dokumentacji

Protokół powołania komisji inwentaryzacyjnej, zarządzenie, instrukcje i arkusze spisowe.

5

Krok 5

Spis z natury

Komisja inwentaryzacyjna przeprowadza fizyczne zliczenie i identyfikację każdej pozycji magazynowej z użyciem czytników kodów kreskowych/kolektorów danych. Spis przebiega strefami, zgodnie z układem lokalizacyjnym magazynu.

6

Krok 6

Sparowanie z ewidencją magazynową

Wyniki spisu zestawiamy z ewidencją w systemie WMS lub ERP. Identyfikujemy nadwyżki, niedobory i rozbieżności inwentaryzacyjne wraz z przyczyną.

7

Krok 7

Raport końcowy i analiza niedoborów

Kompletny raport z wyjaśnieniem rozbieżności inwentaryzacyjnych gotowy do rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej, sporządzenia sprawozdania finansowego i weryfikacji przez audytora.

Zapytanie ofertowe

Planujesz inwentaryzację stanów magazynowych?

Każdy projekt wyceniamy indywidualnie. Opisz zakres - wycenę otrzymasz w ciągu 24 godzin.

Zapytaj o wycenę

Bez zobowiązań. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

6+

obsługiwanych sektorów

15+

lokalizacji jednocześnie

100%

realizacji w terminie

24h

czas na wycenę od przesłania zapytania

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej przed podpisaniem zlecenia.

Każdy projekt wyceniamy indywidualnie. Koszt zależy od liczby pozycji SKU, lokalizacji i wymaganego terminu. Wycenę otrzymasz w ciągu 24 godzin.

Nie musi. Planujemy harmonogram tak, by spis odbywał się poza godzinami szczytu. W wielu przypadkach magazyn pracuje normalnie podczas inwentaryzacji.

Dzielimy magazyn na strefy i przypisujemy do każdej dedykowany zespół spisowy z czytnikami kodów kreskowych. Eliminuje to ryzyko pominięcia pozycji i przyspiesza liczenie.

Kompletny raport z nadwyżkami, niedoborami i rozbieżnościami inwentaryzacyjnymi wraz z przyczyną. Gotowy do rozliczenia z osobą materialnie odpowiedzialną i sporządzenia sprawozdania finansowego.

Potrzebujemy eksportu ewidencji magazynowej w formacie Excel lub CSV. Dostępu do systemu nie wymagamy. Szczegóły ustalamy na etapie przygotowania projektu.

Tak, realizujemy projekty wielolokalizacyjne na terenie całej Polski. Wszystkie lokalizacje przechodzą spis z natury w tym samym oknie czasowym.